業務システムにマニュアルを組み込むメリットを紹介
業務改革というと聞こえはイイですが、従来の業務手順を変えるということです。
「手順が変わる」＝「余計な負荷がかかる」という方程式から生まれる抵抗勢力を説得することが避けて通れません。
改革の号令がトップダウンであったとしても、この抵抗勢力のケアを怠ると、現場とのシコリを残すことになり、その後のギスギスした関係が続いてしまいかねません。
ユーザーが新しい手順に適応する際に感じる負荷と新しい手順でユーザーが享受する利便性を天秤にかけて、どちらに傾くかが成否の分かれ目です。
マニュアルの存在意義を考える
新システム導入時のユーザー向け説明会では、導入目的やシステム概要、スケジュールが主となり、実際の操作手順まで詳しく説明する時間はとれません。
別途操作マニュアルを準備しておいて、後で参照して、使ってみてくださいというスタンスになるのではないでしょうか。
また、利用者としても、実際に触ってみないと使い勝手がわからないでしょう。
ユーザーの性格にもよりますが、まったくマニュアルを読まないで、行き詰るとすぐ問い合わせてくるユーザーも少なからずいます。
毎月、毎週、毎日使う業務システムでは、すぐにマニュアルが不要となります。
初めてのユーザーや業務引継時、不定期な業務や年に１回程度しか行わない業務では、マニュアルが絶大な効果を発揮します。
システムを開発する側としては、マニュアルも成果物の１つとはいえ、作成するのは面倒くさいですね＾＾；
一度作成したマニュアルは、システム改訂と同時に見直さないと、役に立たなくなります。
次に行う操作を先回りしてガイダンスを表示する
筆者は、できる限りシステムにマニュアル（手順）を組み込むようにしています。
例えば、システム起動時は何から始めたらよいか戸惑うユーザーが多いです。
次に何をすればよいか先回りしてガイダンスを表示します。
dbSheetClientにはガイダンス表示の機能が豊富に用意されています。
メニュー前処理（システム起動時に実行されるタスクセット）に開始メッセージを設定
タスクタイプ「メッセージ表示」
これだけでも相当ユーザーからの問合せが減ります＾＾v
「拡張メッセージ表示」を組み込みユーザーのミスを予防する
上書きせずに編集画面から一覧画面に切り替えてしまうユーザーがいるかもしれません。
ユーザーは、時間をかけて入力したデータが消えてしまうと「怒り」がこみ上げてきます。
タスクタイプ「拡張メッセージ表示」を任意の場所に組み込むことで予防線を張ることができます。
「一覧に戻る」ボタンに設定したタスクセットに、タスクタイプ「拡張メッセージ表示」を入れます。
確認画面のメッセージを設定
ユーザーによっては、余計なお世話かもしれませんが＾＾；
様式に手順を組み込む
例えば、複数の役職、部署で、確認や承認のプロセスを経ながら回付されていく文書では、回付経路や回付状況が一目でわかる様式になっていることが多いと思います。
電子化する過程で、この部分が様式から切り離されてしまうとユーザーの違和感の原因となります。
dbSheetClientの特長は、現場で使われているExcel様式がそのまま使えることです。
Q&Aへのリンクを用意する
dbSheetClientは、マルチプロジェクト対応オプションを追加することで、プロジェクトから別プロジェクトを起動することができます。
筆者は、Q&A情報を管理する専用プロジェクトを開発して、各プロジェクトから同じ手順で要望や不具合報告を収集できるようにしていました。
この仕組みを整備しておくと、ユーザーから繰り返される同様の問合せへの負荷が軽減されます。
Q&A情報は、それに目を通すユーザーにとってはマニュアルより参考になります。
また、開発側にとってもマニュアル改訂時の参考になります。
皆さん本日もお疲れ様でした！
おやすみなさい（挙手）
