月度からの脱却 日々の情報を収集する仕組みとは？
夏と言えば、夏休み。小学生の頃、一日中、真っ黒になって遊んだ記憶が蘇ります。
そして、夏休みが終わりに近づくと、まったく宿題をやっていなかったことに気が付くのでした＾＾；
大人になったら、宿題は無くなるものだと思っていたのに、なぜか宿題に追われている方も多いのでは＾＾
月度の会議を単なる報告会にしないようにする
デジタルが今ほど普及する前の時代では、週に一度、月に一度、課のメンバーが一堂に会して近況を報告するだけでも業界や商談全般の流れを把握することができる貴重な時間でした。
しかし、現在では、わざわざ集まらなくてもメールや電子化された報告書で情報共有はできてしまいます。
それ故に、メンバーが集合する貴重な月度の会議を単なる報告会にしては勿体ないですね。
情報共有という言葉をよく耳にしますが、とりあえず、みんなで同じ情報を知っとけ的な感覚で捉えている方が多いのではないでしょうか。
筆者も最初は同じでした＾＾；
アクションに結び付く本物の情報を取捨選択し、アクションをどう起こすか決める場が本来の会議体なのでしょう。
アクションを促す情報の特徴とは
アクションを促す情報には特徴があります。
1つは、情報の新鮮度。そして、もう一つは、情報の見せ方です。
月度の会議が、既知な情報の報告会に終始してしまったら、情報アンテナの高いメンバーたちには聞き流すだけの退屈な時間になってしまいます。
情報の見せ方は、注意しないと、メディアサイトのように演出あるいは捏造というリスクが潜在します。
しかし、例えば、津波や線状降水帯の予想による避難勧告は「ザ・情報」です。
行動を起こさないと生命にかかわる要件であり、情報の即時性、正確性とともに、その見せ方が重要です。
プロセス管理で月末月初に集中する業務を分散させる
いま流行りの「SFA」（営業支援システム）では、プロセス管理という手法が主流になっています。
プロセス管理とは、引き合いから受注、納品など商談をプロセスに分解して、フェーズごとのアクションプランが確実に実行されることを管理（見える化）することです。
プロセス管理では、日々の情報更新が求められ、夏休みの宿題のように締め切り間近で作業に追われることはないのかもしれません。
なぜなら、一人の情報更新の遅れは、チーム全体のパフォーマンスを落とすことになるからです。
一般的な会社では、いわゆる締め日という社内外に宣言した期日があり、売上集計が月度単位です。
アリのように毎日コツコツやっていれば、期日間近に慌てなくて済むのに、キリギリスになる人が多いですね。（笑）
いかに、月末月初に集中する業務を分散させるかが業務改革のキーとなります。
そこには、属人化の課題やジョブ型雇用転換へのヒントがあります。
日々の情報を収集する仕組みを構築する
刻々と変化する状況をリアルに捉えるためには、日々の情報を収集する仕組みを構築し、その仕組みを確実に回し続ける必要があります。
そして、そういう仕組みは、大抵の場合、デジタル技術を活用しなければ構築できません。
デジタル化しやすい情報とデジタル化しにくい情報がありますね。
例えば、選択肢から選ぶ、あるいは、数値を入力するような情報は、比較的デジタル化しやすいと言えます。
それに対して、情報の経緯や前提の背景がわからないと把握できない情報は、デジタル化が難しいと言えます。
アクションに及ぼす影響度の高い情報の本質を見極め、どう絞込んでシステムに反映させるか、現場の業務に熟知した当事者が発想しないと有効なデジタル化はできません。
ここでも、システムの内製化がキーになる可能性が高いのではないでしょうか。
dbSheetClientは、様々な情報のデジタル化をサポートし、Excelのグラフ機能を駆使できて、現場の知恵を組み込んだシステムを現場自ら開発できる可能性を持ったツールです。
皆さん本日もお疲れ様でした！
おやすみなさい（挙手）