電子帳票

筆者が元いた会社で営業部門から情報システム部門へ転属となったのは、約17年前のことです。
その頃と比べると、情報システム部門の業務は、いろいろなことが変わりました。
その中の1つが、基幹システムから出力される帳票です。
今回は、電子帳票システム導入がそれまでの業務にどのような影響をもたらしたのか検証してみます。

締日は残業
当時は複写式の専用用紙をラインプリンタにセットして、オフコンから印刷命令をかけて帳票を出力していました。
帳票は、納品書、請求書、月度の売上・利益実績集計表などです。
プリンタには1種類の専用用紙しかセットできないため、帳票様式が変わるたびに用紙をかけ替えます。
営業部門ごとに請求書や納品書の様式は異なり、専用用紙は10種類以上ありました。
この専用用紙の在庫管理は、プリンタインクリボン等の消耗品と共に大変でした。
それぞれの専用用紙は、連票で箱に入っていて、印字後はミシン目で切り離す作業も発生します。
切り離し専用の機械がありましたが、よく紙詰まりを起こしました。
切り離した帳票を部署別に配布することも情報システム部門の仕事でした。
プリンタは紙詰まりに加えて、インクリボンが薄くなったり、途中で用紙がなくなったら、用紙をかけ替えるだけでなく手作業でページを戻す印刷命令を送って再開します。
特に、請求書出力枚数が多い締日の翌日や月次処理がある月初はいつも残業です。
筆者がいた本社には高速ラインプリンタが配備されていましたが、店所ではドットマトリックスプリンタでした。
ドットマトリックスプリンタは、紙詰まり等の不具合発生率も高いため、プリンタ共有のための専用端末もセットで保守サポートを委託していました。委託ベンダーには、かなりの額の保守費用を支出していたと思います。
電子帳票システム導入後は、この共有用の端末とプリンタが不要となり、保守費用も削減することができました。

電子帳票の課題
10年以上前のある年、基幹システムから出力される帳票類をすべて電子帳票に切り替える決断を下しました。
帳票は各部署が必要に応じて複合機からOA用紙に出力する運用へと変わりました。
切替後に筆者が味わった先述した作業からの解放感と言ったら^^
帳票が改ざんできない形で確実に保管され、保管スペースも縮小、部署間で共有できることも大きなメリットです。
ただし、電子帳票の課題もいくつか出てきました。
例えば、ある部門の請求書は、「請求書」「請求書控え」「納品書」「受領書」の4枚複写になっていました。
それをそのまま印刷すると用紙枚数が4倍になります。
専用用紙はカラー刷りでしたが、OA用紙は原則モノクロです。(複合機からのカラー出力は単価がとても高い)
専用用紙は本紙の内容を手で修正すると控えに複写されます。電子帳票では修正した本紙のコピーを控えとする運用になります。
また、電子帳票を閲覧・印刷するためのソフトウェアを全社員のパソコンにインストールする必要があります。

dbSheetClient無双
導入した電子帳票システムには、出力帳票に展開された情報をCSVファイルに保存する機能がありました。
この機能とdbSheetClientのお陰で、様々な業務効率化が図れました。
ある部門の納品書は、明細が4行しかなかったため大量のページが毎日出力されていました。
この納品書データをdbSheetClient のCSV入力タスクで取り込んで、明細15行のExcel様式に展開するプロジェクトを開発し、大量の用紙を節約することができました。
請求書もExcel様式に統一できたことで、電子帳票データのみならず、基幹システムの計上データからもデータを取り込むことができ、締日前に請求書が欲しい等の取引先からのリクエストにも柔軟に応えられるようになりました。
同様に入金明細帳票をdbSheetClientに取り込んで加工し、部署不明の入金について別の共有ツールを使って社内に公開し該当部署を特定するなどの業務改善に結びつけることもできました。
このように、基幹システムの弱点である帳票様式変更への柔軟な対応と電子帳票の弱点であるワークフロー的な機能を補ってくれる開発ツールとして、dbSheet Clientは大活躍でした。

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)