見積番号台帳

先日、建設業のクライアントを訪問した折、ラック棚に「土木技術」という雑誌を見つけました。
表紙に「アニメと土木」と載っていて、アニメと土木がどう結びつくのか気になりました。
以前ご紹介しましたが、筆者は、土木工学(Civil engineering)を専攻していました。
帰宅後、早速、アマゾンプライムで鑑賞しました^^;

名前を付ける
雑誌で紹介されたアニメは、いわゆる「異世界もの」で、主人公が転生した世界には、人間、魔人、獣人が住んでいて、魔王や教会も存在します。
土木との関連は、主人公(転生する前は、ゼネコン勤務)が魔物を従えて街づくりするところにあるようです。
道路や上下水道を整備する場面は出てきましたが、ダム、トンネル、橋梁は出てきませんでした。
印象に残ったのは、主人公が従えた魔物たちに名前を付けるシーンでした。
名前を付けられた魔物たちは、名前の力を得て進化するのでした。
10万以上の魔物たちに名前を付けていました。
物語のエンディングも、魔王たちのグループ名を付けるところで完(笑)

識別は重要
ビジネスの世界でも、名前を付けるとパワーアップする存在として、「文書」があります。
文書名というよりも識別番号と捉えたほうが良いでしょう。
例えば、「XX年度XXX地区第XX期道路拡幅工事(そのX)」という現場名の見積書であれば、「RK21-1234」というような名前です。
ポイントは、同じ番号が重複して存在しないこと、そして、その番号から案件の内容を連想できればなお良しです。
皆さんの職場でも、業務をデジタル化していようがいまいが、文書の識別番号採番に様々な工夫をされていることと思います。
会計ソフトでは伝票番号のようなユニークな採番が当たり前ですが、内製化する業務システムでは、どのようなパターンがあるのか、筆者の体験を交えてご紹介いたします。

自動採番
見積書に付ける見積番号で考えてみましょう。
見積番号の付け方を工夫すると、見積番号を見ただけで、その見積内容を識別することができるようになります。
見積内容とは、発行した部署、営業担当者、客先、ビジネス分類、発行年度などです。
また、連番の状況から、商談件数や受注件数を捉えることもできますね。

様々な採番ルール
「RK21-1234」(21は年度を表す)という見積番号では、新年度を迎えると連番部分はリセットします。
年度でどのくらいの数の見積書を発行するかによって、連番部分の桁数を変えます。
桁数が小さければ、識別しやすいので、年間999件以下に収まるのであれば、3桁が妥当です。(001~999)
999件を超える可能性があるならば、4桁にします。(0001~9999)

見積番号台帳の実運用では、他にも様々な要望をユーザーから突きつけられます^^;
採番した見積番号の削除を許可するかしないか。削除を許可しても、復活できるようにしてほしい。
見積案件が受注に至った時、見積番号とは別に受注番号を採番するか、見積番号を受け継ぐか。
営業担当者ごと、あるいは、客先ごとに連番のスタート番号を分けてほしい等です。
初回見積から仕様変更で何度も再見積もりする、あるいは、同じ案件で分割納品する場合、枝番機能が要望されます。
また、複数の部署で見積番号台帳を共有していると、別のユーザーの採番が紛れ込んで、続き番号で見積番号が採番できないことがあります。
そこで、一度に複数の番号を一括して採番できるようにして欲しいと言われたこともありました。

業務上、重要な見積番号採番ですが、ノンプログラミングツールでは、機能の制約により、ユーザー要望に100%応えられないことがあります。
しかし、dbSheetClientでは、困ったことに「それはできません!」と言う機会が一度もありませんでした。(笑)

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)