印鑑文化の行方

新型コロナウィルスによる自粛要請が続いていた時期に、昔のメンバーからオンライン同窓会のお誘いがありました。興味半分、懐かしさ半分で参加してみました。
いま流行り(?)の「ZOOM」というテレビ会議システムを使っての20名ほどの飲み会は新鮮でした。
しかしながら、初めてだったこともあり、なかなか雰囲気に溶けこめず、オブザーバーに徹していました^^;

印鑑文化の弊害
職業や地域が違う同じ世代の仲間の話は興味津々でした。
自分の置かれた狭い環境だけに閉じこもっていては、新しい発想は出てこないと反省しました。
メンバーの話の中で「今日はハンコを押すためだけに出社した」とか「父親が亡くなって相続手続きのために印鑑を押さなければならない書類がたくさんあって大変だった」という体験談がありました。
まだまだ印鑑文化が根強く残っていることを改めて認識しました。

業務改善の課題
会社には様々な承認の手続きがあります。
例えば、起案から決裁までをキッチリと記録する専用ワークフローシステムを使った手続き、
より回付スピードを上げるためにグループウェアのワークフローオプション機能を利用した手続き、
Web系アプリを使った電子申請(申請後の案件管理に有利)等です。
しかし、Excelで作成した見積書や注文書に社印を押印しないと文書が成立しないならば、それが効率化のボトルネックになります。
コロナ禍でテレワークを強制されたことにより、これらの業務プロセスの弱点が顕在化したと言ってもよいでしょう。
不要不急の業務は後回しとはいっても、処理が滞るとツケが後から回ってきます。
これを機会に社内に存在するすべての手続きを棚卸して、電子化、標準化を検討することも業務改善の課題になりますね。(膨大なプロジェクトになりそうですが^^;)

電子認証のゴールは?
筆者のスマホは、約3年前に指紋認証から顔認証に変わりました。
今回、マスクをしていると認証されないという顔認証の弱点が露呈しました。
毎回、パスワードを入力するのが煩わしいです^^;
以前勤務していた会社では、事務所の入退出や複合機から書類印刷には、ICチップが埋め込まれた社員証を使っていました。
会社のパソコンはAD(Active Directory)でユーザーを管理していました。
また、シングルサインオンのシステムを導入して、少しでもユーザーの利便性(長いパスワードを入力するのは面倒)を上げようと努めていましたが、すべての社内システムに適用できるわけではありません。
これから、システムのクラウド化が増えていく中で、認証という重要な手続きの管理を厳格かつシンプルにできる恒久的な仕組みが待望されます。
dbSheetClientは、AD連携オプションを使って、ログイン時のユーザーIDとパスワード入力を省略することができます。
また、dbSheetClient上で更新されたレコードは、ログイン時の認証情報により作成者、作成日時、更新者、更新日時が自動更新される仕様となっており、システム統制上、重宝していました。
業務システムの承認時にメール送信タスクを組み込むことでメールを承認証跡として活用することも可能です。

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)