電子帳簿保存法

2023年12月19日クラウド,セキュリティ,デジタルトランスフォーメーション,業務改革

最近、kindle端末を購入しました。
スマホより画面が大きくて、軽くて、バッテリーも数週間持ちます。
防水なので、お風呂の中でも本が読めます。
ペーパーレスの恩恵を肌で感じる今日この頃。
かなり、文字を大きく表示しているので、ページをめくってばかりですが（笑）

デジタル化のさざ波
先日、パリに出張しました。
イスラエル・ハマス間の紛争が勃発したばかりの時期で、緊張感いっぱいの旅でした。
久しぶりの海外旅行は、世の移り変わりの速さを実感させてくれました。
航空チケットやホテルのバウチャー（予約確認書）は、国内旅行と同様ペーパーレスです。
出国時にパスポートをスキャンして、顔認証で出国審査をパスできるようになっていました。
帰国時の「携帯品・別送品申告書」も電子化されていて、スマホで申告できるようになっていました。
羽田空港で、ユーロに両替しましたが、現地では、ほぼ現金の出番は、ありませんでした。
予約していたローミングサービスが、現地に着くと同時にインターネットに接続してくれました。
いきなり、スマホに顧客から電話がかかってきてビックリ。
グーグルマップがあれば、道に迷うことはないし、レストランでメニューを写真で撮ると翻訳できてしまう。
なんとまあ、便利な時代になったことでしょう。おかげさまで、旅に集中することができました。
皆さん、海外に出かけて、デジタル化のさざ波を体感しましょう。

義務化される電子帳簿保存法
いよいよ、2024年1月より、電子取引に関するデータ保存が義務化されます。
経理担当の方々にとっては、インボイス対応もあって、「一難去ってまた一難」ではないでしょうか。
筆者も、ネット通販で備品や消耗品を仕入れることが多く、領収書をデータ保存する義務が生じます。
電子帳簿保存法への適切な対応は、企業の信頼性向上や法的リスクの回避に繋がります。
法的に強制される変化は、ＤＸ（デジタルトランスフォーメーション）を進化させ、企業の未来に向けた堅固な基盤を築く機会となるでしょう。
変化への対応には、次のような基礎体力を普段から身につけていないと機能しないからです。
① 定期的な監査と評価
電子帳簿の運用を定期的に監査し、法令順守とデータの信頼性を確認する。
② セキュリティ対策の徹底
データの安全性を確保するために、強固なセキュリティ対策を実施し、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐ。
③ バックアップと災害対策
計画的なデータバックアップと災害対策を確立し、データ損失のリスクを低減する。
④ スキルの向上とトレーニング
社員に電子帳簿保存法やシステムの最新情報を提供し、スキルを向上させる。
⑤ ユーザーサポートの構築
利用者が適切にシステムを操作できるよう、効果的なユーザーサポートを提供し、問題解決に迅速に対応する。

卓上スキャナに驚いた
今回の義務化では、電子データで発行された取引情報（注文書や納品書、領収書）は、電子データで保管することを求められています。
電子データで取引情報を発行する取引先が、ほんの数社であっても、データの安全性、完全性、バックアップやセキュリティ対策が伴います。
どうせやるなら他の紙で管理している書類もすべて電子化してしまおうという流れになるのは、目に見えています。
紙で請求書や納品書を発行している企業は、取引相手から電子データでの発行を求められるかもしれません。
いわゆる徴税のDX化を目論む政府の思うツボかもしれませんね。
最近、テクノロジーの進化（安価な卓上スキャナの性能）に驚いたことがありました。
１９８６年に、初めて「ロータス１２３」を触った時と同じくらいの驚きでした。
A４カラー両面１０枚の原稿があっと言う間にスキャンされ、PDFファイルに変換されてしまうのです。
保存ファイル名は、文書の内容を読み取って自動的にセットされます。
今では、領収書、カタログはもちろん、喪中はがきや血液検査の結果など、様々な書類を電子化して、クラウドストレージにアップ、スキャンした書類は、シュレッダーにかけています。
目の前の、いつでも書類を電子化できる専用環境は、ペーパーレス化を強力に推進してくれると思います。
一度、お試しください＾＾／