テレワーク狂騒曲

新型コロナウィルスの感染拡大に歯止めのかからない日々が続いています。
医療に従事されている方々、エッセンシャルワーカーの皆さん、ほんとうにご苦労様です。
平穏な日々が一日も早く訪れることを祈るばかりです。
さて、システム管理者の皆さんはいかがお過ごしでしょうか。
いろいろと、ご苦労されていることと推察いたします。
4月に緊急事態宣言が出され、突然の自粛要請に、ほとんど準備不足のまま、テレワーク対応を余儀なくされた方も多かったのではないでしょうか。
筆者もご多分に漏れず、非日常の毎日でした^^;

想定外
筆者の元の職場では、普段から外出や出張の多い営業マン(100名以上)はノート型パソコンを支給され、外出先でメールを送受信したり、見積書を作成していました。
営業マン以外の社員については、「働き方改革」の流れから、在宅勤務を模索して、実験的にツールの選定を始めたばかりの段階でした。
しかし、今回のウィルス禍による政府の自粛要請は、管理部門や営業部門の事務職についてもテレワークを余儀なくされました。

テレワークツール
急遽、採用したのはリモートコントロール系のツールでした。
自宅のパソコンから会社のパソコンを遠隔操作するタイプです。
利点は会社パソコンで行なっていた業務ソフトがすべて自宅のパソコンから利用できることです。
セキュリティ上も、社内からデータを持ち出さない仕組みなので情報漏洩のリスクを軽減できます。
デメリットとしては、画面サイズが会社より自宅のほうが小さくて見にくい場合が多い、キーボードの配列が異なる(例えば自宅パソコンにはテンキーがついていない)、紙に印刷できない等々です。
他にもパソコンや通信環境が自宅にない社員についての対応等、多くの課題が出てきました。
それでも、経理部門のように紙の書類が必要不可欠な部署を除き、効率は落ちるものの、ある程度の業務を行うことができていたようです。

棚ぼた業務改善
テレワークにシフトする過程で棚ぼた式に業務改善が図れた事例もありました。
ひとつは、納品書の郵送をメール送信に切り替えることを多くの取引先から了承してもらえたことです。
作業時間や費用(紙や通信費)の削減は相当大きいのではないでしょうか。
ちなみに、納品書出力にはdbSheetClientを活用していて、印刷タスクからPDF保存タスクに切り替えるだけで対応できました。
もうひとつは、複合機で受信したFAXを自動的に電子化する仕組みも拡充することができました。電子化されたFAXは取引先ごとに共有フォルダに保管され、担当者に通知されます。いずれも、遠隔で作業するためには紙媒体を電子化する必要に迫られての対応でした。

まだまだ続くよ非常事態
リモートコントロールの対象となるパソコンは200台以上になりました。
各パソコンには遠隔制御用ソフトウェアをインストールして、遠隔から電源ON/OFFができるようBIOSの設定も行なうため、情報システムメンバーは、緊急事態宣言後も出社の毎日でした。
テレワーク社員のアクセスが集中する時間帯は操作への応答にタイムラグが生じていました。
このネットワーク負荷増大が元々のモバイルユーザーである営業マンの業務に影響を与えないか心配でしたが、幸い大きな苦情はありませんでした。
営業マンたちは、VPN接続で、販売管理や見積書の作成に、dbSheetClientを利用していました。
dbSheetClientは、Excelベースで稼働するリッチクライアントなので、ブラウザベースのアプリケーションより通信負荷が少なくて済むようです。
システム管理者には、まだまだ非常事態が続きますが、無理せず着実にベストな手段を模索していきましょう^^/

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)