ワークフローを内製化

2022年6月11日

ブロックチェーン、仮想通貨、暗号資産、NFT、何がどう違うのでしょうか(笑)
筆者には、腑に落ちない言葉が目に付くようなりました^^;
いずれも「Web3」(ウェブスリー)と言われる分散型ネットワークの概念から派出しているようです。
米経営学者マイケルポーターは、デジタル化が「監視→制御→最適化→自律」という過程を経て進化すると提唱しました。
我々は、まさに情報革命の時代を生きているのですね^^

電子化メリット

今回は、dbSheetClientで作るワークフローシステムの話です。
ご承知の通り、ペーパーを媒介する業務の流れを電子化することで様々なメリットが得られます。
最大のメリットは、経営判断にかかる時間の短縮です。
他にも、過去情報を検索し、再利用することによる起案作業の負荷軽減、起案ノウハウの継承、書類保管の省スペース化、リモートワークへの対応などがあります。
以前にも、本ブログでワークフローに触れた記事がありますが、システムを検討、計画されている方の参考になれば幸いです。
※以前の記事:印鑑文化の行方、業務システムの見える化

回付ルート

ワークフローシステムを開発する上で、一番のポイントは、回付ルートです。
一般的には、社内規程(職務権限表)なるものが存在し、案件内容によって、回付ルートが決まっています。
筆者が在籍していた会社では、内容が曖昧な案件については、受付部門の判断で回付ルートを決めていました。
しかし、業務の属人化を防ぐためには、人を介さず、回付ルートが機械的に決まるようにすると良いです。
もう一つのポイントは、ルートを短くすることです。
システム化を機に、現場への権限移譲を促進し、職務権限表の見直し実施を推奨いたします。
決裁権限の見直しは、稟議対象案件を減らし、抜本的な業務改革につながります。
システム的には、直列のルートを並列にすることも検討すると良いでしょう。

様式の工夫

稟議書の様式は、会社独特の歴史・文化を反映しているのではないでしょうか。
社歴が古ければ古いほど、先輩がたの知恵と工夫が織り込まれていると思われます。
電子化を機に、既存様式の良いところを残し、時代にそぐわないところを改訂すると良いでしょう。
特に勤続年数の長い社員の方に大きな違和感を持たれない範囲で段階的に改訂していくと良いでしょう。
具体的には、電子化しても印刷することを意識した様式が良いと思います。
大抵の会社には、紙じゃないと「いやだ!」という役員さんがいたりします^^;
筆者の経験上、ワークフローシステムの開発で一番厄介なのは、この様式の設計です。
dbSheetClientは、様式をExcelで作成するので、とても柔軟な設計が可能です。
回付状況(回付ルートと確認欄)が、見出しとなった様式をオススメします。

コミュニケーション

紙での回覧では、机の上の書類に埋もれてしまう、あるいは、担当者の長期休暇で、回付が滞留してしまうこともあります。
電子化したシステムでは、確認や承認が完了すると、次の担当者へメール通知するのが一般的です。
メール通知を担当者が見落してしまった場合、机の上の書類に埋もれてしまうのと同じことが起きかねません。
この課題を解決するために、期限を絞って機械的に督促メールを送る機能をシステムに組み込むと良いでしょう。この機能は、管理部署の督促にかかる負荷を大幅に軽減することができます。
また、紙に押印から、電子承認に移行すると、出社しなくても回付を滞留させることがなくなります。
さらに、起案時の入力ミス、モレ予防の仕組みを実装すれば、フロー途中の確認作業が大幅に軽減されます。
例えば、添付が必要な書類が添付されていなかった場合に、システムが警告し、不完全な起案回付を予防します。

システム連携

条件つきの決裁が、時に現場の負荷を重くします。
例えば、成約稟議で決裁された原価が超過しないように、「毎月監視すること」なんて条件がつくと、起案時の予算と実績を別途管理する業務が発生します。
システム連携されていないと、その管理業務には、案件名や各予算項目の原価など稟議書にインプットされた情報を再度入力することになります。(基幹システムから実績値を転記する作業も発生)
大抵のワークフローシステムでは、稟議決裁後のシステム連携が、考慮されていません。
dbSheetClientは、汎用データベース(SQLやORACLE)に対応しているので、連携させやすいシステムを開発することができます。

デバッグ

ワークフローシステム開発では、アクセス権限やメール通知のテストが重要です。
dbSheetClientは、任意のユーザー権限で動作をチェックすることができるためデバッグ作業が非常に楽です。
ワークフローシステム開発は、ハードルが高いと言えますが、内製化することにより、柔軟性のあるシステムにすることができます。
是非、挑戦してみてください^^/

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)