電子帳簿保存法

2022年6月11日

改正電子帳簿保存法やインボイス制度導入は、経理部門界隈(情報システム部門を含めて)に新たな波紋を広げているのではないでしょうか。
その予兆は、ワクワク、ドキドキではなくて、戦々恐々というところでしょう。
変化を頑なに拒んでも徐々に外堀を埋められていく感は、避けようがありませんね^^;
この変化を「業務改善にどう活かすか?」と前向きに考えたほうが価値的です。

文書の棚卸

もう10年以上前になりますが、「J-SOX」(財務報告に係る内部統制報告制度)で騒がしかった時期がありました。
当時、情報システム部門に所属していた筆者も、その対応に少なからず追われていたことを思い出します。
今回の法改正は、上場企業のみならず、中小企業も対象となるため、それなりのインパクトが出てくるかもしれません。(2022年1月に予定されていた電子商取引文書の電子保管義務化は、2年間の執行猶予となった)
一般的には、J-SOXでも登場した業務フローチャートや業務記述書を作成して、現状業務を把握し、介在する文書を特定するところからスタートすればよいでしょう。
どのような文書が存在するか、その文書は紙か電子か、再利用の可能性(検索性のニーズ)や保管期間などを分析していきます。

運用が重要

例えば、領収書と言っても、飲み屋の主人が書いたミミズのノタクッタ字であったり、コインパーキングで発行される切手のように小さなレシートであったりと、実に様々です。
それらの領収書を誰がいつ、どのようにして電子化するのかを予め決める必要があります。
「誰が」では、経費を精算する本人か、部署の事務員か、経理部門の担当者かは、会社によって変わるでしょう。
「いつ」は、決裁が必要な経費支出では、決裁権限者の承認が取れてから正式にアップされることになります。
「どのようにして」は、ダウンロードする、スキャナで読み込む、スマホで撮影する等です。
このように、文書の種類ごとに、ITリテラシーやワークフロー、会計システムとの絡みがあります。
これらの文書電子化に至るまでの運用方法を考えておかないと、二度手間が発生して、現状より作業負荷が増えてしまいます。

保管場所をどうするか

文書の棚卸、電子化の運用イメージが見えてきたら、システムの導入を検討します。
システム選定に当たっては、使い勝手やコストのみならず、将来への拡張性や柔軟性も考慮したほうがよいでしょう。
帳簿の保存移管は、7年とか5年とかと長期にわたります。
システムを決めてしまったら、なかなか途中から別システムに変更することは難しいと思います。
時代の流れから言うと、保管場所は、クラウドになるのかもしれませんが、これも文書量やファイルサイズによっては、法外なコストがかかるかもしれません。
電子化に当たって、原本の取り扱いもルール決めが必要です。
こちらも法規上は直ちに廃棄してもよくなるようですが、運用テスト中や内部監査上の理由から、保管期間、保管場所、管理責任者等を決めておく必要があります。(文書管理規程等で)

電子化の目的

電子帳簿保存法は、税務署目線で考えると、定着すれば税務調査の作業効率が大幅にアップするわけです。
税務署だけが電子化のメリットを享受するのは癪に障りますね^^;
想定できるメリットとして、業務に関連する文書の電子化は、いま話題のテレワークを推進する上で、必要不可欠であることです。
また、電子化された文書を一元管理できれば、文書種類別の発行量を把握することができるようになり、文書ボリュームから部署別の事業活動を捉えることができるかもしれません。
可能であれば、システムごとにバラバラな文書管理ではなくて、一元管理を目指しましょう。

dbSheetClientの出番は?

さて、dbSheetClientの電子帳簿保存法への対応についてですが、法規が求める「検索性」については問題ないと思います。
「真実性」についても、レコード単位で作成日時、更新日時が記録され、操作ログも残る仕様なので、文書管理規程(運用)と組み合わせて、クリアできるシステムを開発できるのではないかと筆者は考えています。
ニューコム殿の事例に期待します。
※操作ログについては、専用のビューアーも用意されているので、調査官の心象も良くなることでしょう。
また、文書を「見える化」する上での一つのポイントとして、文書に統一された識別番号を付与することです。
この点では、dbSheetClientは、かなり柔軟な対応が取れると思います。
この電子帳簿保存法への対応は、ある意味DX推進への試金石になります。
お互いに頑張りましょう^^/

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)