業務報告改革

コロナ禍で奪われた人と人とのリアルなコミュニケーション。
たわいもない井戸端会議が、貴重な情報共有の時間だったのですね。
このままコロナが終息して、以前のようなコミュニケーションの時間が戻ってくるのでしょうか?
戻ってきたとしても、形が変わってしまうことは、皆さん覚悟しているかもしれませんね。

変化する報告業務
新型コロナウイルスは、会社の報告業務を激変させてしまったのではないでしょうか。
そして、このパンデミックを機会に、報告業務の見直しに着手した会社もあれば、コロナ禍が収まれば、元通りにするだけで良いと考えている会社もあると思います。
コロナ禍は、どんな影響をもたらしたのでしょうか。
まず対外的には、顧客とのコンタクト方法や頻度が変わったのではないでしょうか。
冗長な面談は断られるし、直接会うよりテレビ会議が選択され、必要に応じてメールで済まされてしまう。
社内でも、直接集まるミーティングは減らされ、リモート会議に置き換えられたのではないでしょうか。
結論を出さない不要不急な会議は中止に追い込まれ、誰も見ない報告書は廃止、見ても行動につながらない報告も見直しと、業務の効率化が一気に進んだかもしれません^^;

3つの営業形態
例えば、営業部門の営業報告について、考えてみましょう。
営業にも様々な形態がありますが、大きく3つに分けてみましょう。
まず、流れ商売、同じ客先に同じ商品を定常的に販売する形態です。
誰がやってもソレナリに売上が上がる、何をやっても劇的に売上は上がらない^^;
次に、案件商売、受注までのプロセスが長く、代わりに販売金額が大きい形態です。
個人プレイで完結する商材もありますが、大抵の場合、受注前活動に技術的な提案が必要であったり、納品後のアフターフォロー体制が受注ポイントになったりするため、組織で当たる必要がある形態です。
最後は、新規開拓、新しい顧客に既存もしくは新しい製品やサービスを売り込む形態です。
それぞれの形態で、営業活動の報告内容や報告手法は違ってきますね。
どんな報告が価値を生むかが、形態によって違ってくるからです。

報告業務の価値
報告の目的は、一般的に現状把握と未来予測ではないでしょうか。
過ぎた出来事は変えられない代わりに、未来はいくらでも変えられる可能性があるからです。
報告業務の価値の本質は、2つあります。
1つは、即戦力となる情報、もう一つは資産となる情報です。
即戦力とは、すぐに手を打たないと商機を逸する、あるいは多大な損失を被ることにつながる情報です。
資産とは、蓄積すればするほど、後から価値が出てくる情報です。
前者は、報告スピードが重要で、後者は、情報を格納する方法(後で検索しやすい)が大切です。

dbSheetClientの利点
このコロナ禍を機会に、報告業務の見直しを検討されている方に、dbSheetClientを使ったシステム開発の利点について、ご紹介いたします。
キーワードは、「内製化」です。
パソコンのない時代から延々と続けてきた報告業務の内容や運用を変えようとする場合、様々な障壁が立ちはだかります。
まずは、現場からの反発です。これを和らげるためには、ドラスティックに変えるのではなく、段階的に進化させていく必要があります。
自らシステム改修できるようにしておくこと(内製化)が、より良いシステムへの改善が図れ、それに伴うコストを抑えることができるからです。
そして、経営層の懐柔です^^;
報告様式は、上部階層へ行けば行くほど、複雑になっていきます。(多部門を一表にまとめようとするから)
年配者が多い経営層では、今までの報告様式が変わることに強い抵抗を示す人が多いです。
そのため、システムでは対応できずに誰かが汗をかくことになります。
報告システムは、担当から経営層まで、一気通貫でつながっていないと効率が半減します。
dbSheetClientは、Excelを背景にした柔軟なカスタマイズ性があり、たとえ、最終報告書は不完全でもExcelファイルにすることで、作成者の作業効率は格段に上がります。
ちょっと長くなってしまいました。
次回は、今回の続きを書いてみたいと思います。

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)