業務報告改革の続き

コロナ禍以前より報告業務の効率化を図っていた企業では、それほど大きな混乱は、なかったかもしれません。
昭和世代の筆者は「営業は会ってナンボ」的な価値観、あるいは「個人商店」的な流儀に囚われていて、Systematicな仕組みは、どうもシックリ来ないですね。
ITコンサルタント失格です^^;

どれだけ動いたか
ITが発達した現代では、営業活動は物理的な距離の移動を指すわけではありません。
今でも、営業マンが会社で席を温める行為は、怠慢とみなされますが^^;
例えば、出張で1日2~3社巡回して、合計の面談時間が2時間の営業活動よりも、社内にいて、顧客と6時間電話しているほうが、営業価値としては大きいかもしれません。(Face to Faceの面談を否定しているわけではありません。^^;)
さらに、電話もせずに黙々とパソコンに向かっていても、客先と商談メールを100通、取り交わしている営業マンの方が、売上は上がっていたりします。
このように、顧客とのコンタクトの密度は、外見からは窺い知れない時代になってきています。
出張や訪問時の報告書だけでは、営業活動の実態をまったく表していないのです。

報告業務の大切さ
とは言え、報告書を書くという行為は、様々なメリットがあります。
まず、目で見たこと、聞いた話の要点を的確に捉え、それをまとめる文章力が鍛えられることです。
鍛えてもらうためには、優れた上司がいて、部下が書いた報告書が真っ赤になるくらい添削してあげる過程も必要ですが(笑)
次に、ノウハウの共有です。同僚が書いた報告書を共有するだけでも、組織全体の文章力が上がる可能性があります。
また、似たような営業局面での先輩方の対処記録が残っていれば、口頭で指導を受けるよりも効率的にスキルの伝承ができるかもしれません。
最後は、変化への対応です。
人事異動が頻繁にある組織では、異動に伴う円滑な引継ぎができないと、後任者の作業負荷が増大する、あるいは、引き継いだ顧客に迷惑をかけることになります。

ジョブ型雇用を見据えて
さて、報告業務の在り方に戻ります。
日本で一般的なメンバーシップ型雇用の場合、あまり報告業務に緊張感が生まれないような気がします。
報告しようがしまいが、報告内容がチープだろうがディープだろうが、あまり報酬に影響しないからです。
しかし、このメンバーシップ型雇用(日本型雇用ともいう)は、この先、ずっとは続かないことが予想されます。
社員は、会社から委託された業務の遂行によって報酬が支払われる時代がすぐそこまで来ています。
業務遂行を証明するのが、成果物と共に、業務報告書となる可能性が高いです。
これからの報告業務は、この流れを見据えて改革することが再度見直す手間が省けて効率的だと思います。
その準備として、最初に着手することは、業務記述書の定義です。
この業務記述書が定義できれば、それを各社員に当てはめて、戦略・戦術に則った行動計画を策定して、その進捗を管理していけば良いのではないでしょうか。
即ち、業務報告は、行動計画に対する実績を報告する文書となります。
ちなみに、行動計画通り行動して実績が上がらなかった場合、行動計画を立案・承認した上司の責任です。(笑)

dbSheetClientの利点
前回のブログに書きましたが、営業形態が各社様々であり、営業支援システムの王道と言われる管理体系は存在しないのではないでしょうか。
課題へのアプローチ方法は、大きく3つに分かれます。
1つは、SFA(営業支援システム)を導入して、そのシステムでカスタマイズできる範囲に身の丈を合わせて運用する方法です。
デメリットは、長い目で見た時、他の社内システムとの連携で、現場に余計な作業が発生する可能性があります。
余計な作業とは、基幹システムの実績データを業務報告様式に展開するなど
次に、SFAにコンサルティングをプラスして、より実態に合った管理システムに仕上げていく方法です。
有名な「Salesforce」が、これに当たりますね。
デメリットは、コストアップと現場のアレルギー反応です。
最後は、内製化してシステムを開発する方法です。
dbSheetClientは、この最後の選択肢を採用する会社に出番があります。
dbSheetClientの利点は、大きく3点あります。
1つは、Excelと渾然一体なので、現状の報告業務にExcelを使っている会社では、現場のウケがイイです。
次に、ユーザー自らシステムをブラッシュアップしていけることです。
システムカスタマイズを外部に委託すると改修スピードやコストが多大にかかります。
最後は、発展性です。
dbSheetClientは、汎用のデータベース上で動くシステムなので、他のシステムとの相互データ乗り入れが円滑です。
例えば、電話の通話履歴やメールの送受信履歴、グループウェアに登録されたスケジュールデータが、データベースに格納される仕組みを整備すれば、誰にも負荷をかけずに連携して、営業活動の実態を数値化できる可能性もあります。
しかしながら、筆者は、ガンジガラメに管理されたシステムは大嫌いです。
仕事は、苦役ではなく、自己実現の手段としたい派です^^/

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)