気が付けばDX(4)

2021年8月2日

システム化の効果は、紙の報告書をデジタル化するだけではあまり期待できません。
デジタル化と同時に業務フローを見直すことがポイントです。
そして、もう一つの重要な点は、デジタル化された情報をどう活用するか、すなわち「データ活用」の視点です。

スモールスタート
ニューコムからスモールスタートを切るための見積が出てきた。(計90万円)
まずは、ユーザーを10名に限定して、1年間使用して見て、本格導入するか判断することになった。
もちろん、うまくいけば、ユーザー数も簡単に増やすことができるようだし、万が一導入見送りになったとしても、今後の貴重な情報(経験)が財産として残るだろう。
① 「dbSheetClient」サブスクリプション契約 50万円/年(10ユーザー、開発版1ユーザー)
② 初期導入教育40万円(基本・応用有償セミナー)
※サーバーは社内サーバーを使用する。端末は営業が使っている端末を使用する。
(注)上記金額は概算です。実際のお見積りはニューコム殿にお問合せください。

トライアル開始
若手を中心に10名の立候補があった。
顧客には、コロナ禍を理由に作業報告書のメールでの提出を了解して頂いた。
立候補した利用ユーザーに便宜を図るため、担当する顧客の過去の点検結果をデータベースに格納し、点検結果以外の項目の入力を軽減させた。
加えて、利用ユーザーは原則として週3日は直行直帰OKとした。

営業部門の気づき
作業報告書システムのトライアル運用が開始されて半月ほど経過した。
好奇心旺盛な営業部長が、システム経由で昨日の作業報告書を眺めている。
紙の作業報告書は1週間ほど経ってから回覧されていたので何だか新鮮だった。
そして、一つのアイデアが浮かんだ。
営業部長「点検のついでに契約継続の意向をお客さんに確認してもらえんかのう?」
保守部長「また面倒なことを言うてきた。」
営業部長「ウチの連中も、たまにポカやるんで早めの情報は助かるんや」
保守部長「わかったわ、システム開発担当に聞いてみるわ」

契約継続の意向を追加
作業報告書の欄外に、保守契約継続の意向を記録する項目を追加した。
営業部長が保守部長と相談した翌日だった。
営業部長は10名のトライアルユーザーに協力お願いのメールを送った。

dbSheetClientでのシステム改良作業は下記の手順になります。
① 様式「作業報告書」に「保守契約継続の意向」欄を追加
  ※ラジオボタンで「継続」「打切り」「保留」の3択
② データベーステーブルに、「保守契約継続の意向」列を追加
③ データ更新系タスクに「保守契約継続の意向」を追加(変数設定やIOマッピング)
④ 「意向」が「打切り」または「保留」の場合、営業部長にメール通知する機能を追加
これらの変更は、テストも含めて半日ほどで完了したとのこと。


その後、サービス企画部からも同様の要望があった。
新製品に期待する機能について、お客様からの意見を聞いて欲しいとのこと。
作業報告書の欄外に、新製品に期待する機能を記録する項目を追加した。

3ケ月経過
社長「その後、システムはどんな感じや?」
担当役員「順調にいってるようです。営業部からの評価が高いです。」
社長「営業部?関係あらへんのじゃないか?」
担当役員「契約継続を確認する機能をシステムに組み込んだんです。そのお陰で契約切られる顧客に対して事前に手を打てたと喜んでました。」
社長「誰が組み込んだんや?金かかるやろ」
担当役員「開発担当の○○君が、半日で組み込んだらしいです。」
社長「ほう、意外とできるもんやな!」
担当役員「サービス企画部からも要望があって対応できたそうです。顧客の声をタイムリーにフィードバックすることを条件にメーカーの点検費値下げ交渉を回避できそうです。」
社長「まだ始めて3ケ月しか経ってないのに凄い効果やないか!使ってる連中の評価はどうや?」
担当役員「直帰できるようになって体が楽になった言うてます(笑) 他の連中が羨ましがってます。」
社長「しょーもない評価やな(笑) まあ、インセンティブってやっちゃな」
担当役員「たった3ヶ月で、これだけ効果も出ているので、ユーザー数を増やしてみたいと思いますが。」
社長「じゃあ、50名まで増やした場合の見積とっといてや」

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)