二重入力はイヤ

「あの人は何でもソツなくこなす。」なんて言われている人がいます。
「ソツ」とはどういう意味か調べてみると、「無駄」とか「手抜かり」でした。
ソツのないシステムとは、ユーザーに「無駄」な手間や「手抜かり」(入力ミス)をさせないシステムなのです。

臨機応変のマスタ管理
情報がデジタル化されるプロセスでは、まだまだ人が介在しています。
そのプロセスに様々な工夫がなされます。
例えば、販売管理システムでは、売上先名を毎度入力することはないと思います。
一般的には、売上先マスタと呼ばれるデータベーステーブルが用意されています。
ユーザーは、そのマスタに売上先が登録されていれば、売上情報の入力画面で売上先コードを入力するだけで、売上先名がマスタから参照されます。
取引先が数社であれば、ユーザーは売上先コードをすべて暗記してしまって直接入力するでしょう。
取引先が数十社であれば、売上先マスタを50音順に印刷してコード表として使っているかもしれません。
取引先が数百社であれば、売上先マスタを画面表示し、社名の一部を入力して検索しているかもしれません。
いずれの場合でも、いかに速く正確に売上先を指定できるかがポイントです。
様々な状況に応じて、ユーザーの負荷を軽減するシステムに仕上げることができるかどうかが、システム開発ツール導入のポイントです。

負荷軽減とミス防止のバランス
1件の売上情報は、複数の入力項目(売上先、数量、売上単価、納入日など)で構成されています。
売上情報のすべての項目が一度に確定すればイイのですが、一部の情報がなかなか決まらない場合もあります。
確定した情報のみ先に入力して保留する場合やすべての情報が揃うまで一切入力しない場合もあるでしょう。
前者は確定時に全情報を再チェックする手間があるかもしれません。
後者は入力作業が分散されないので、入力作業が集中するかもしれません。
販売管理システムと見積管理システムが連携していたら、どんなメリットがあるでしょうか。
たぶん、見積情報の全部または一部を売上情報として流用することができるでしょう。
販売管理システムと受発注システムが連携していたら、どうでしょう。
仕入単価や納入日、納入先情報が売上情報として流用できるでしょう。
連携していない場合、ユーザーに同じ情報を再度入力する手間を強いることになります。
システム開発ツールの柔軟性が「使えるシステム」か「使えないシステム」かの明暗を分けるのです。

再利用
過去に計上入力した情報を再利用することにより入力作業を軽減することができます。
再利用に当たっては、様々な制御ができると現場の負荷やミスが大きく軽減されます。
例えば、再利用する項目と再利用しない項目を指定、あるいは、項目に入力された値によって再利用するしないをコントロールする機能です。
また、再利用するデータの参照スピードも、ユーザーの使い勝手を左右する重要な要素です。
dbSheetClientは、Excelに装備されたVLOOKUP関数等のデータベース関数を利用すると格段にスピードが上がります。(予め、参照レコード群を別シートに展開)

内製化メリット
システム内製化のメリットは、「ソツ」のないシステムが開発できることです。
些細な機能要求は、ユーザーに妥協して諦めてもらうこともアリですが、開発者としては、少しでもユーザーの要望をかなえてあげたいものです。
dbSheetClientは、その希望をかなえる魔法のツールです。

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)