dbSheetClient導入編(3)

2021年4月29日

今回は、dbSheetClient導入のキッカケです。
それは、Excelで運用されていた営業資金予算を収集する業務のシステム化を試み、挫折したことでした。
文字通りスクラッチやノンプログラミングツールの限界を悟ったのでした。
そして、その限界を否応なく悟らされたのはExcelの存在でした。

業務分類とシステム化効果
筆者が勤めていた商社には、業態が異なる営業部門が大まかに分けても5つありました。
簡単に言うと5つの会社が合併してできた会社ですね^^;
製造業でも、製品企画、設計、製造、販売など業態の異なる部門に分かれていますね。
下記の表は、業務システムを規模と頻度で分類したものです。

dbSheetClientを導入される会社は、どちらかと言うと部門を横断する業務のシステム化を目的としているのではないでしょうか。
そのシステム化の難易度は、年次 >> 月次 >> 日次と上がってゆきます。
筆者が開発を試みて挫折した業務は、月次の部門横断タイプでした。

資金予算収集
ターゲットは、毎月、決められた期間内に営業部課から営業資金予算を収集する業務でした。
営業資金予算とは、売掛金、買掛金がいついくら入金されるか、出金するかを集計する業務です。
基幹システムに計上された売掛金は、取引条件をキーとして回収予定表に展開されます。
しかし、実際にはその通りに入金されるとは限りません。
取引ごとの事情(納期のズレや客先担当者が請求書を支払いに回していなかった等)により、変動します。
金種の変更(手形から現金に変更)、相殺取引、未計上の入金なども発生します。
これらの変更は、その部課のみが把握しています。
大きな取引金額の回収予定に変更があると、資金調達計画に影響を与えます。(いまは比較的ジャブジャブに資金が余っていますが)
というわけで、経理部門は、毎月、すべての営業部課から最新の回収予定情報を収集し、集計した数字を基幹システムの資金予算計画書作成プログラムにインプットしていました。

Excelが神だった件
回収・支払予定情報の収集対象である営業部課の数は、100近くありました。
当初は、営業部課の担当者が、基幹システムから売掛金・買掛金の明細データをダウンロードして、専用Excelマクロでその明細データを取り込み、最新情報入力用の様式ファイルを作成します。
このExcelで作成された様式ファイルは、俊逸でした。
横列は当月から未来14ケ月の月別展開欄、縦行は取引先1つにつきデフォルト4行の金種別展開欄。
金種は明細行ごとに手形、現金、小切手、期日現金、ファクタリング、相殺を指定します。
総勘定元帳の売掛金合計と明細行に展開された売掛金の合計が一致しているかを示す関数式がセットされたセル。
明細の売掛金合計と月別に展開された回収予定金額に差異がないかチェックする関数式がセットされたセル。
表の上部には、金種ごとの合計値が瞬時に計算され反映されます。
複数の日付に分割されて入金される場合、デフォルト4行を行挿入して増やしていました。
また、計上にない入金(未計上や前受金)は、ユーザーが自由に表に追加していました。
この柔軟な、そして入力ミスの生じにくい作業を可能にしていたのがExcelだったのでした。
そして、この使い勝手を越えないと現場は見向きもしてくれないのです。
次回は、いよいよdbSheetClientとの出会い(採用した理由など)についてご紹介いたします。

皆さん本日もお疲れ様でした!
おやすみなさい(挙手)