Excelで行っている「賃貸管理」業務のシステム化

2016年4月15日

こんにちは、企画室ブログ担当の梅本です。こちらでは、dbSheetClient(ディービーシート・クライアント)を検討されている会社の様子を紹介しています。周辺業務のシステム化を検討されている方にとって、少しでも参考になれば幸いです。

今回は、不動産賃貸業界の会社で、dbSheetClientを検討されている内容について、少しご紹介させていただきます。社内には不動産賃貸に関わる業務がいくつかあり、そんな中、物件の貸主(オーナー)と借主の詳細を管理するための「賃貸管理」業務のシステム化を検討されておられます。

システムを構築した担当者が退職する問題

こちらの会社では、この「賃貸管理」業務は、ある有名なツールを使ってしっかり作られており、問題なく運用できていました。そのため、本来なら改めてシステムを検討する必要のない業務でした。しかしながら、元々このシステムを作られた方が、退職されて、他に誰もメンテナンスができないという事態が起きてきました。

業務の洗い出しに使い始めたExcelをシステム化

そこで今回、同じような事態が今後も発生することが無いよう、このシステムの置き換えが検討されていました。そのため現場では、「賃貸管理」業務の洗い出しをマイクロソフト社のExcelを使って行っていました。ここでもやはりExcelは、みんなが知っているツールですので、Excelの機能を使って「賃貸管理」業務の、だいたいの動きが構築できました。そして次に、この業務をシステム化するためのツールを探す段階となり、インターネット等で調べていたところ、dbSheetClientはExcelをそのまま使ってシステム化できることを知りました。

システムを構築する場合、見積りが大きく膨らむことがある

たとえば弊社のお客様の中では、次のようなケースのお客様も非常に多いです。
もともと、万能なExcelで業務を行っていましたが、時を経て、その業務が会社にとって非常に重要な業務となってくることがあります。しっかりとシステム化する方針が出されると、私たちのようなシステム構築の会社に問い合わせが入ってきます。そして、幾つかの会社から、システム提案を受ますが、新たにシステムを構築する場合は、色々なプログラムやツールの提案を受けます。しかし、ときには何千万円クラスの見積もりが提示されることがあります。もちろん、これは弊社でも新たにシステムを構築する場合は、このような金額の提案に至るケースがあります。これはシステム構築の内容、かかる期間や工数を考慮していくと、どうしても金額が高くなることがあるからです。

現場のExcelを、なるべくそのまま活用する

そこで弊社ではシステム構築の問い合わせが入って、お客様先に訪問した際に、もしお客様がExcelを業務に使っていることが分かると、まずはExcelをそのまま活用できないかを提案するようにしています。もし、Excelをそのまま活用できるのであれば、システム構築の費用を大幅に削減できるからです。

今回の不動産賃貸業界の会社では、当初、作業の洗い出しのために使い始めたExcelですが、dbSheetClientはExcelをそのままシステム化できることを知り、現場で作り上げたこのExcelをdbSheetClientでシステム化していくことになりました。それにより、一般的にシステム構築で必要とされる開発費は、かなり削減していただけると思います。

Excelなら、SEと現場がやり取りしながら、より良いシステムになる

また、Excelをシステム化するときの良い点は、仕様を決める段階から実際にExcelで動きを確認し、そして気に入らない場合はすぐに変更が行えるという点です。SEの方と、現場の方で、Excelを中心に何度かやり取り行いながら作り上げていくことに、他のツールに比べて、非常にメリットを感じていただいている様子です。ですので、システムが出来上がった時には、かなり現場のニーズに合ったものが作れるということになります。

他のブログにも何度か書かせていただきましたが、dbSheetClientが選ばれる大きな理由としては、やはりExcelを使って運用している業務があれば、そのExcelをそのまま活用しながら、データは本格的なデータベースで一極集中管理が行える点があげられます。パソコンの入力画面も、今まで通りExcelの画面を使います。

いかがでしたでしょうか。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
皆様にとって、何かヒントになる内容がありましたら、本当に幸いです。

※
dbSheetClientの詳細に関しては、ぜひ弊社のホームページをご参照ください。
⇒dbSheetClient 紹介ホームページを見に行く >>

※
定期的に各地で無料セミナーを開いていますので、セミナーにご参加いただくことをお奨めします。
⇒セミナー一覧のページを見に行く >>