建設業、Excelで行っている「実行予算」のシステム化
こんにちは。ブログ担当の梅本です。ここでは、Excelで行っている「実行予算」のシステム化を検討中の会社について、少し紹介させていただきます。ご存知の通り実行予算管理は、特に建設業界で、作業の進捗とコストをチェックするために欠くことのできない管理指標となっています。そして、この実行予算管理についても、マイクロソフト社のExcelが幅広く活躍している分野といえます。
現場監督と管理部門の業務負担
今回ご紹介する会社でも、複数の現場をかけ持つ現場監督が、その現場ごとの実行予算をExcelで作成し、毎週、管理部門へメールで送信していました。そして管理部門では、各地から送られてくるExcelファイルを集計して、役員やマネージャーが必要としている集計・分析データを作成します。
しかしこの運用は、現場監督にも、管理部門にも、多くの時間とコスト、ストレスを引き起こしており、業務上の大きな負担になっていました。これを受け、本格的な業務改善を検討することになりました。
データベース化の恩恵
根本的には、データベースを活用してシステム化することが最も効果的で、現場監督は、毎回メールでExcelファイルを送信する必要が無くなります。現場でデータを入力保存する際、データはExcelファイルではなく、ネットワーク上のデータベースに保存します。また管理部門は、メールで届いたExcelファイルの集計作業から解放されます。そして、既にデータはデータベースに入っており、あらかじめ設定された処理に従って、必要な指標データが自動集計されます。毎週の会議等でこれらのデータを必要としている役員やマネージャーにとっては、管理部門の集計を待たなくても、いつでもリアルタムに現状を確認できるようになります。
Excelを使ってデータベース接続を行う提案
従来から、このようなデータベース接続のシステム化が提案される場合、現場で活躍していたExcelを廃止して、Webシステムツールを使ったスクラッチ開発がよく提案されます。しかしながら、これには多額の開発費用、期間が発生することがあり、弊社では、既にExcelで業務が行われている場合は、そのExcelファイルを今まで通り使って、データベース接続が可能なシステムの提案を行っています。
Excel自体が優秀なツール
元々、Excel自体が優秀なツールですので、現場のあらゆる業務をこなします。そのため、長年使われてきたExcelファイルには各現場の仕組みが出来上がっていますので、それを捨ててしまうよりは、そのExcelをさらに活かせるシステム提案ができれば、システム開発のコストも期間もより削減できるものとなります。
それが可能なシステムツールがdbSheetClient(ディービーシート・クライアント)です。これは、使い慣れた現場のExcelを今まで通り活用しながら、現場のデータだけデータベースに保存する仕組みを構築することができます。
また、dbSheetClientはWebシステムですので、各拠点から入力したデータはインターネットを介して本社等のデータベースに保存し、一括集中管理を行えます。
周辺業務のシステム開発は、どうしても後回しになりやすい分野ですが、見てきたようにデータベース化によって得られる現場の業務効率の向上と、データ分析力を考えると、周辺業務のシステム開発にかけたコストは、いずれ業績向上という形で返ってくるはずですので、周辺業務のシステム化も、本当は可能な限り急ぎたいもとなります。
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