Excelで行っている「請求支払管理」業務のシステム化
こんにちは、企画室ブログ担当の梅本です。今回は、ビル管理会社がdbSheetClientを導入されたケースについて、少しご紹介させていただきます。
業務としては、ビル管理業務を行っており、ビルのオーナー、テナントの借主、業者間での、契約・請求・支払管理を行っております。その業務を「請求支払管理システム」として、dbSheetClientを使って構築されました。
業務システムとしてのExcelの限界
さて、この問題になっていた請求支払台帳ですが、元々は、それぞれの現場でExcelを使って作成されていました。そのため、Excelだけではデータ共有も困難なため、集計作業にも時間がかかり、また入力されているデータ自体の入力ミスも発生しがちでした。しかしこれからも、管理物件の数は増えてくるため、問題点を一刻も早く改善する必要がありました。
運用では以下のような問題が起きていました。
- 各担当者が請求支払台帳を独自に作成し、運用が標準化されてなく属人的
- 進捗管理・予算実績対比などを簡単に把握できない
- 請求書処理、収支報告などに時間がかかる
- Excelブックの数が多く、各部の請求支払台帳の保管先が複雑
dbSheetClientは既存のExcel業務をレベルアップ
こちらの会社では、現場の状況の把握、その他の様々なシステムやパッケージの検討のために、dbSheetClientを実際に採用するまで、おおよそ一年ほどの期間を要しました。
検討を重ねてきた結果、現場では既にExcelで業務が動いているため、dbSheetClientはそのExcelを使ってシステムを作れるという点が評価されました。
新システムの打合せもExcelフォームを使ってデモプロを作成
現場で既に利用しているExcelがあれば、そのExcelフォームを使いながら打ち合せが行えて、またそれを使ったデモプログラムの動きを見ながら検討を行えます。
ですので、要件定義・仕様検討については、２ヶ月くらいかけて行いました。
そして半年後には、新しく完成した「請求支払管理システム」が稼働し始めました。
今までは俗人的な作業だった作業ですが、dbSheetClientによりシステム化されたので、どなたでも、パートの方でも作業ができるようになりました。
弊社の営業担当から今回のケースについて確認した際に、やはりdbSheetClientを導入する理由は、現場の重要な業務が既にExcelで運用されている場合が多いとのことでした。
要件定義や仕様検討の際には、システム部門だけでなく、現場の担当者も積極的に加わりながら、現場が欲しいシステムを作り上げる点が最も評価されているようです。
確かに、現場は今まで通りExcelを使いながら、大事なデータはデータベースで一極集中管理が行えますので、様々な集計やデータ分析が容易に行えるようになります。
いかがでしたでしょうか。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
皆様にとって、何かヒントになる内容がありましたら、本当に幸いです。
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