訪問インタビュー

柿本　祥剛 氏

総合企画本部　　ＩＴ推進部　　担当課長

西山　幸二郎 氏

総合企画本部　　ＩＴ推進部　　主査

畠中　昌平 氏

財務部　　財務課　　担当課長

吉峯　怜 氏

財務部　　財務課　　主査

森下　隼人 氏

財務部　　財務課　　主査

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システム構成図

予算申請（損益予算）システム （ 利用者 ： 財務部8名 / 担当者 348名　）

予算申請（設備投資予算）システム （ 利用者 ： 財務部4名 / 責任者21名 / 担当者413名）

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システム規模、開発期間と人員

予算申請（損益予算）システム

• テーブル数 ： 9
• 画面数 ： 36
• 印刷（帳票数） ： 35
• タスクセット数 ： 516
• タスク数 ： 1,477
• SQL数： 68
• マクロ数 ： 212（マクロステップ数 ： 7,883）
• 計算式数 ： 22,789
• シート数 ： 58
• 開発着手 ： 2016年4月
• 本番稼働 ： 2016年10月

予算申請（設備投資予算）システム

• テーブル数 ： 4
• 画面数 ： 10
• 印刷（帳票数） ： 9
• タスクセット数 ： 112
• タスク数 ： 411
• SQL数： 68
• マクロ数 ： 149（マクロステップ数 ： 3,517）
• 計算式数 ： 456
• シート数 ： 17
• 開発着手 ： 2016年4月
• 本番稼働 ： 2016年10月

開発期間と人員

• システム設計業務 ： 2016年4月 ～ 6月末 →　財務部2名（兼任）、ＩＴ推進部2名（兼任）
• システム製造業務 ： 2016年7月 ～ 9月末 → 財務部2名（兼任）、ＩＴ推進部2名（兼任）、※SS（専任3名、兼任：2名）

※ SS：JR九州システムソリューションズ株式会社（専任3名の内2名は、2016年の新入社員）

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システム概要（システム化のポイント）

予算申請（損益予算）システム / 予算申請（設備投資予算）システム

   「勘定明細内訳システム」の次のシステムとして、当初から「予算申請システム」が構築の対象でした。 JR九州の予算は損益予算と設備投資予算に分かれており、各部門からの予算要求を基に半年程度をかけて作成しますが、作業負荷が非常に大きいことが課題でした。

システムの導入前は次の手順に沿って予算を作成していました。

1. 財務課が予算調書（Excelファイル）を各部門に配布
2. 各部門が部内の予算要求を取りまとめて予算調書へ入力、財務課へ提出
3. 財務課が各部門から受領した予算調書をチェック・集計し、全社予算を作成

これらはExcelベースでの作業なため、入力誤りのチェックやデータの集計・加工に多くの時間を要していました。
今回、dbSheetClientによるシステム化を行なったことにより不整合なデータ入力を事前にチェックできるようになり、また入力した情報がデータベースに一元化されたことによって集計作業が自動化され、大幅な業務効率化を実現できました。

システム化のポイント　「予算申請（損益予算）システム」

‹問題点›

1. 膨大なチェック・集約作業　→ 54調書×35部門 ＝ 1,890調書分の集計
2. 差し替えにかかる重い業務負担　→ 頻繁に起こる差し替えの度にExcelファイルの加工・再集計が必要

これに対し、今回のシステム化により不整合な入力データをシステム上であらかじめチェックできるようになり、予算調書の集計作業も自動化されたため、財務課のチェック・集計作業が大幅に削減されました。 また、各部門においても部内（各課など）でのチェック・取りまとめ作業が発生していましたが、これも自動化され作業負担 が軽減されました。

システム化のポイント「予算申請（設備投資予算）システム」

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システム化の効果 ・ 所感

利用者側 ： 財務部、 各部門 及び 担当者

‹損益予算›

   これまでは予算調書の集計作業に膨大な時間を割かねばならず、また、予算調書の差替えが発生する度に再集計の作業が発生していました。差替え漏れや集計ミスがあると大変なことになりますので、細心の注意を払って作業を行っていました。
それだけ作業工数を割いていた訳ですが、システム化によって集計や差し替えがワンクリックで終わるようになりました。加えて、データベース化によりデータの再加工が容易になり、分析資料などの作成時間についても短縮することができました。
これらの業務は財務課でのとりまとめも大変でしたが、各部門の部内でも同様にチェックや取りまとめの作業が発生していたので、業務の効率化が図れました。 試算ベースですが、年間300万円程度の費用削減を見込んでいます。 実績ベースでは、財務課だけで12月に対前年３割減、１月に４割減と大幅に時間外労働の削減を実現でき、働き方改革にもつながったと考えています。

‹設備投資予算›

   システム化により、従来は予算調書を手作業集計して作成していた総括表（投資件名別の投資額一覧表）が自動作成されるようになり、総工事費の把握がスピーディーかつ確実に行なえるようになりました。また、各部門の入力状況をリアルタイムに把握できるようになり、誤入力等があった場合はすぐに確認・修正を行なえるようになりました。
   また、各部門の予算調書作成においても、従来は部門内での取りまとめ作業があり、転記ミス等が多発していましたが、システム導入後は自動で取りまとめが行なわれるようになったため、作業効率化及びミスの軽減が図られました。

開発者側 ： ＩＴ推進部 及び JR九州システムソリューションズ

   開発初心者でも、ただ画面を動かすだけでなく、DBの更新が簡単に扱えたことが良かったと思います。
   SQLの「クエリデザイナ」を使うことによって、SQL文が書きやすかったです。 より効率の良いシステム開発を行うためには、Excel、dbSheetClientの双方をより理解するべきと感じました。

   テーブル更新の際に、SQL文を記述する必要がなかった点が初心者には大変扱いやすかったです。 dbSheetClientの「タスク」を活用することで、ステップ数を抑えることができました。 画面数やデータ項目が大変多く、処理に時間がかかってしまったために、レスポンス向上のための工夫が必要でした。

   その他、データの誤入力がないように、ダイアログボックスから候補を選択する方式を採用しました。 また、データを書き込む前には、全チェック（例えば、数字項目に文字が入力されていないか）を行っています。 クリーンデータのみをデータべ―スに登録しています。

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今後の予定について

    「予算申請（損益予算・設備投資予算）システム」について引続き効果のトレース（作業時間の減、使いやすさの確認）を行い、費用対効果を見ながらシステムの更新（バージョンアップ）を行っていきたいと思います。

   設備投資予算も本システムを活用し、予算管理だけでなく、実績管理（落ち着き見込みの集約）までシステム化を目指したいと考えています。今後も予算作成、実績管理と毎年同じ作業が続くため、担当者（ユーザー）の意見を集約しながら、システム化や改修を進め、更に使いやすいものにしていきたいと考えています。

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