システム構成図

勘定明細内訳システム

（ 利用者 ： 49部門 / 約200名　）　（ 利用拠点 ： 九州全域及び東京、沖縄、他 ）

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システム規模

勘定明細内訳システム

• 入力画面：１
• 印刷（帳票）：１
• ＳＱＬ：５０
• マクロ数：２０
• 開発着手：２０１６年２月
• 本番稼働：２０１６年４月

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システム概要

   当社においては、四半期毎に各部門の未収金、未払金等の仮勘定残高の内訳および増減理由を整理しており、整理後の勘定明細内訳（Excelファイル）を財務部門にて集約管理していました。 財務部門では、各部門から集約した勘定明細内訳を会社決算残高と照合し、分析を行っていますが、決算期という繁忙時期に同業務が発生するため、集約・照合作業について、dbSheetClientを使って、「勘定明細内訳システム」を構築して、業務の効率化を図りました。

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システム導入前の課題・要望

   当社では、Excelを利用する業務が沢山あります。 今回の勘定明細内訳（Excelファイル）もそうですが、Excelファイルを配布して、各箇所で必要事項を入力する作業を行い、それを集約する作業には、膨大な時間を擁しています。 財務部門では、各部門から集約した勘定明細内訳（Excelファイル）を会社決算残高と照合し、分析を行っていますが、決算期という繁忙時期に、同業務が発生するため集約・照合作業が負担となっていました。 これまで、勘定明細内訳（Excelファイル）を各部門から財務部門にて集約管理していたので、この仕組みを生かしたシステム化が出来ないか。 また、利用者は、Excelに近いイメージで、集約するところのチェックも含めて、簡略化する仕組みの実現に向けて、先ずは、財務部門として手間が掛か っていた「勘定明細内訳」のシステム化に向けた検討を行いました。

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dbSheetClient Excel版を採用した理由

   当社では、多くの社員が業務で使っているExcelファイルを使ってシステム化できないか。随分前から検討を行ってきた経緯があります。また、社内には、エンドユーザーコンピューティング（EUC）の文化や志向が根強くありまして、Excelマクロを駆使して業務の効率化を図ってきました。マクロの知識を持ったメンバーが個々に使っていて、クライアントPCの世界ではいいのですが、今回の「勘定明細内訳」のように、各部門からのデータを収集する場合、Webを使ったデータ入力やデータベースを使ったデータの一元化、ここにExcelが入り込んで処理ができないか。？ というところをIT推進部として検討を進め、Webサイトを見て、ニューコムさんのdbSheetClientプレゼンセミナー（東京）に、2015年10月に参加しました。

   もちろん、ニューコムさん以外にも数社ほど検討しましたが、最終的に、2社に絞って、2015年12月に、当社に来てもらい、IT推進部だけでなく、利用者部門の代表者にも参加してもらい、デモを行ってもらいました。どちらを採用するかのポイントは、簡単に作れること。将来的には利用者部門でも作れること。また、重視したのは「画面がExcelそのもの」 これが、非常にインパクトがありました。利用者は、Excelそのものが出てくるので違和感がない。 Excelの表で連続コピーやナンバリングなど、Excelの操作が自由自在に出来ること。 あと、マクロ系がほとんど動作するので、新しいツールとしての機能を全部覚えなくても、ある程度マクロを使ってシステム化できること。先ずは、2016年3月末までに、今回の「勘定明細内訳システム」を構築する必要があったこと。最終的には、このような内容を勘案して、かつ、価格面、機能面、サポート面を考慮し、また、会社規模、導入事例などを含めた資料を作成して選定を行った結果、ニューコムさんの「dbSheetClient」を採用しました。

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システム導入の効果

管理の立場：財務部

   各部門が作成した勘定明細内訳（Excelファイル）の集約および、各部門が作成した仮勘定残高と全社仮勘定残高との照合作業を省略化することができました。当該削減業務量は、10人日／年程度ですが、決算時期という繁忙時期の削減効果としては、非常に大きかった。また、利用者の操作がExcelとほぼ変わらないため、抵抗感のない導入となりました。 実際に年度末（2016年3月期）決算から導入しましたが、問い合わせ等はほとんどない状況でした。利用者は、今までのExcel版では、自分達で調べて入力するところが多かったのですが、ガイダンス（こういうことで、数値が増減している）が出来て、作業の効率が図れたという声が上がってきています。また、利用者にアンケート（※）を取りましたが、「今までより、格段に業務効率が上がった。」利用者の反響が当初の想定よりも高かったという印象でした。

※ 利用者へのアンケート（システム）も「dbSheetClient」で、半日ほどで作成して、アンケートをとりました。

開発の立場：ＩＴ推進部

   Excelを使ったシステムで、いかに操作性の良いものを作れるかがポイントです。 例えば、1行削除、1行挿入の操作性の改善と実現。 若年者は問題ないのですが、ベテランの方には、ノートブックの細かな画面1行ぐらいで入力していけるのか。？ そこで、ダブルクリックすると、拡大画面が表示される（大きい別画面が出て来て表示される）日本語を入力してOKとすると、Excelの入力するところに入り込む。 ということで操作性の向上に努めています。また、ダブルクリックするとマスタ一覧が出てくる。 それを選択してOKすると、そこに入ってくる。 更に、エラーチェックというのをなるべく少なくするために、コード一覧は、リストボックスで出してもよいのですが、ちょっと数が多いので、別画面を出してそこから選ばせる。 とか操作性の向上を進めました。 同様に、各利用者から数値がおかしいとか、言われることがなくきちんと入力したものが、正しくクリーンデータが入るように、色を付けたり、利用者に分かるように、見易さは、条件付書式設定を使って実現しました。
   Excelのユーザーインターフェイスを生かしたシステム化が実現出来て、大変満足しています。 また、既存のExcelおよびマクロを用いることで、短期間で開発が出来ました。

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今後の予定について

   次のシステム化の予定は、「予算申請」です。 来年度予算について、損益予算、設備投資予算を10月ぐらいから作成しますので、各部門からの予算申請を財務部門と打合せをして、新予算が決まります。 これまでは、Excelファイルを全部門に配って入力してもらい、財務の部門に集めて財務が一本化していましたが、「勘定明細内訳システム」と同じように、データをWebでの入力と、入力したデータをデータベースに一元化することになります。 現在、財務の予算チーム、ＩＴ推進部、情報システム子会社で、システムの構築を進めています。 「dbSheetClient」は、パッケージソフトとは違って、開発ツールなので、自分達で作っていくことが出来ます。 作り方次第では、いろんなことが出来ますから、「勘定明細内訳システム」の利用者へのアンケートで、様々なシステム化の要望が上がって来ているので、その中から、優先順位をつけて、次なる「dbSheetClient」のシステム化を行っていく予定です。

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