dbSheetClient

ユーザー訪問

社会福祉法人 荒川区社会福祉協議会 様

http://www.arakawa-shakyo.or.jp/

dbSheetClientを使って、勤怠管理・職員人事台帳をシステム化!
複数拠点(8拠点)のタイムレコーダーから勤務データを自動取込み、従来のものと比較して、業務効率が大幅改善!
合わせて、職員人事台帳(約220名)の一元管理も実現!

荒川区社会福祉協議会様のご紹介

   社会福祉協議会(略称:社協)は、「地域福祉活動の推進を図る」中核組織として、社会福祉法に規定され、国・各都道府県・各市区町村に設置されています。地域に支えられる“公共性”と、民間としての“自主性”という2つの側面を持った、非営利の団体です。
   地域に暮らす住民の皆様をはじめ、町会・自治会、民生・児童委員、行政、福祉・保健・医療・教育など関係機関の参加及び協力のもとで、「福祉の街づくり」を実現するため、地域の特性に応じた活動から、全国的な取り組みまで、幅広い様々な福祉事業を行っています。
   社会福祉法人荒川区社会福祉協議会(荒川社協)は、都電の走る街、東京都荒川区(特別区・23区)において、地域福祉の増進を目的として昭和28年5月に任意団体として発足しました。その後、昭和39年1月、社会福祉事業法(現:社会福祉法)に基づく特殊法人として、厚生大臣の認可を受けて再発足しました。そして、昭和58年10月には、当会を含め、全国の市区町村社会福祉協議会の法制化が行われ、地域福祉の推進を担う中核的民間福祉団体として位置づけられるに至りました。
   平成7年4月から区立施設(高齢者・障がい者等の福祉施設)の運営を受託事業として行い、その後、指定管理者として引き続き運営しています。そして、平成12年2月、本部事務局を旧区立南千住図書館に移転すると同時に事業を広げ、「あらかわボランティアセンター」と、先駆的に取り組んでいた常設の「荒川おもちゃ図書館」を充実。その他、「にこにこサポート(有償家事援助サービス)」、及び、「ファミリー・サポート・センター(有償児童一時預りサービス)」といった住民参加型会員制事業の実施、成年後見や権利擁護を行う「成年後見センター・あんしんサポートあらかわ」の運営、視覚障がい・知的障がい児・者への「移動支援サービス(ガイドヘルパー派遣)」事業、「生活福祉資金」「受験生チャレンジ」等の貸付事業、障がい者の就労を支援する「じょぶ・あらかわ」の運営等々を行っています。
   そして、平成20年4月には“地域福祉活動計画”である「あらかわ粋・活(いきいき)計画」を策定、平成25年度からは「第二期あらかわ粋・活計画」、平成30年度からは「第三期あらかわ粋・活計画」を策定し、「誰もが安心して暮らし続けられる街」を基本理念に、さらなる事業を日々展開しています。

会社概要

住所
〒116-0003 東京都荒川区南千住1-13-20
TEL
03-3802-2794(代表)
FAX
03-3802-3831
E-mail
info@arakawa-shakyo.or.jp

荒川区社会福祉協議会の組織

   区民・団体・企業等から構成される会員(社協会員)組織を基盤として、町会・自治会、民生委員・児童委員協議会、行政などの代表者から構成される理事会(20名)・監事(2名)、及び、評議員会(30名)の決定により運営されています。

社会福祉法人 荒川区社会福祉協議会

(平成30年10月現在)


荒川社協は、安心して「困った」の言えるまちを作ります!

訪問インタビュー

訪問インタビューに参加してくださった方々
左から
  • 管理課 庶務係
    主任主事
    伊藤 氏
  • 管理課
    管理課長
    内山 氏
  • 事務局長
    谷嶋 氏
  • 管理課 庶務係
    主任主事
    市原 氏

システム構成図

業務支援システム(勤怠管理 / 職員人事台帳)

業務支援システム(勤怠管理 / 職員人事台帳)

【各拠点:8箇所】
一般職員
・職員証で打刻
・休暇届
・年次休暇届
・振替届
・旅費精算
所長(責任者)
・職員証で打刻
・時間外勤務のチェック
・届出の承認
・月次勤務表の確定

【本部】
管理業務
《勤怠関連》
・月次勤務表の確認
・月次勤務表の承認
・月次給与データ出力
《人事関連》
・職員データメンテナンス
・人事異動入力
・辞令書の発行
《その他》
・職員証の作成依頼
・マスターメンテナンス
  部署/役職/等級/ID

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システム規模

業務支援システム(勤怠管理 / 職員人事台帳)

  • □テーブル数:27
  • □画面数:39
  • □印刷(帳票数):15
  • □タスクセット数:305
  • □SQL数:163
  • □マクロ数:14
  • □シート数:61
  • □開発着手:2017年1月
  • □平行稼働:2018年1月~3月
    ※ 従来方式と新システムの平行稼働
  • □本番稼働:2018年4月

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システム概要

業務支援システム(勤怠管理 / 職員人事台帳)

業務支援システムの第1弾として、勤怠管理と職員人事台帳のシステムを構築しました。 電子式のタイムレコーダーから勤務データを取り込み、一般職員のメニュー(機能:6メニュー)、管理者(上長)のメニュー(機能:10メニュー)、管理部門(庶務係)のメニュー(機能:4メニュー)とマスタメンテ(5つのマスタ管理メニュー)からシステムは構成されます。下記に、各メニューの機能概要を紹介します。

□ 業務支援システム(トップ画面)
業務支援システム(トップ画面)

各メニューについて(メニューの機能概要)

・一般職員メニュー
├ 勤務時間登録:
職員カードをお持ちの方は、タイムレコーダーで出退勤登録を行いますが、この機能を使用して出退勤登録も行えます。
├ 個人勤怠照会:
ログインユーザー毎の勤怠状況の確認を行います。
├ 休暇届入力:
休暇届を入力して提出を行います。
├ 時間外勤務入力:
時間外勤務内容(勤務日、勤務命令時間(終了時間、勤務内容)の入力を行います。今年度の時間外勤務履歴も表示されます。
├ 振替入力:
振替勤務内容(勤務日、勤務時間、時間数など)の入力を行います。今年度の振替履歴も表示されます。
└ 出張入力:
出張内容(出張日、時間、用務、出張先、経路、交通費、日当など)の入力を行います。今年度の出張履歴も表示されます。
□ 勤務時間登録画面
勤務時間登録画
□ 個人勤怠照会画面
個人勤怠照会画面
□ 休暇届入力画面
休暇届入力画面
□ 時間外勤務入力画面
個人勤怠照会画面
・管理者(上長)メニュー
├ シフト入力:
部署に所属している職員のシフト入力を行います。
├ 勤怠入力:
毎日の勤務状況や、職員の月間の勤務状況を確認することができ、必要に応じて訂正も行えます。
├ 勤怠一括承認:
承認可能な職員の勤務実績を一覧表示させ、一括して承認処理を行います。
├ 休暇届承認:
部署に所属する職員から提出されている休暇届を表示し、承認処理を行います。
├ 時間外承認:
部署に所属する職員の時間外勤務を表示し、承認処理を行います。
├ 振替承認:
部署に所属する職員の振替内容を表示し、承認処理を行います。
├ 旅行出張承認:
部署に所属する職員の出張内容を表示し、承認処理を行います。
├ 休暇日数入力:

部署名と年度を指定し、その部署に所属している職員名と休暇日数が一覧表示されます。
一覧には、有給休暇の前年度残日数とそのうちの失効日数、今年度追加される日数と今年度使用できる日数の入力、および、夏季休暇の前年度残数と今年度の取得数の入力が行えます。
├ 承認状況確認:
承認対象となる部署の全職員の現在の承認状況を一覧表示して確認を行います。
一覧表では「勤怠」「休暇届」「時間外勤務」「振替」「出張」の承認状況が表示されます。
└ 命令簿等印刷:
各種の届や命令書の印刷を行います。
印刷帳票は、「年次休暇簿」「休暇簿」「旅行命令簿」「出張命令簿」「時間外勤務命令簿」「振替等命令簿」「時間外勤務手当・職員旅費通知書」「月次勤怠」を指定できます。
□ シフト入力画面
シフト入力画面
□ 勤怠入力  日次勤怠画面
勤怠入力 日次勤怠画面
□ 勤怠入力  月次勤怠画面
勤怠入力 月次勤怠画面
□ 勤怠一括承認画面
勤怠一括承認画面
・管理部門(庶務係)メニュー
├ 承認状況確認:
全部署、全職員の現在の承認状況を一覧表示して確認を行います。
一覧表では「勤怠」「休暇届」「時間外勤務」「振替」「出張」の承認状況の表示が行えます。
├ 勤怠CSV出力:
出力年月の勤務情報を出力タイプ(給与データまたは勤務データ)で指定した形式でCSVファイル出力を行います。
├ 異動入力:
異動に伴う「発令通知書」「労働条件通知書兼雇用契約書」のための入力・作成・印刷を行います。
└ 締め処理:
月次の締め処理を行います。
□ 承認状況確認画面
承認状況確認画面
□ 異動入力  発令通知書作成・印刷画面
異動入力 発令通知書作成・印刷画面
□ 異動入力  労働条件通知書兼雇用契約書作成・印刷画面
異動入力 労働条件通知書兼雇用契約書作成・印刷画面
・マスタメンテ
├ 職員マスタ:
職員情報(職員No、職員名、性別、年月日、採用日、退職日、備考)の登録、または、変更を行います。
住居・世帯、通勤経路、資格・研修、異動履歴なども表示できます。
├ 拠点マスタ:
拠点情報(拠点No、拠点名、住所、電話番号など)の登録、または、変更を行います。
├ 部署マスタ:
部署情報(部署No、部署名、拠点No、承認者など)の登録、または、変更を行います。
├ 祝祭日マスタ:

祝祭日マスタは、その年の祝祭日を登録するマスタです。
通常は、年が変わって最初にログインされたとき、自動的にその年の祝祭日データが作成されます。
あらかじめ、翌年の祝祭日マスタを作成することもできます。
└ 名前マスタ:
システムで使用する基本情報の登録を行います。
□ 職員マスタ  カード表示画面
職員マスタ カード表示画面
□ 拠点マスタ画面
拠点マスタ画面

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システム導入の課題・要望

   以前は、タイムカード・タイムレコーダー(機械式)による勤怠管理を行っており、各職員の毎月の超過勤務(残業)手当の計算は、各セクションのリーダー職員が、打刻したタイムカードを基にした手計算によって行っていました。アナログ管理であるが故に、指定した締切日までに勤務表の提出がされなかったり、給与計算のスケジュールに影響が出たりした事もありました。こういった事や、給与計算にかかる手間を解消し、一括したデジタル管理を行うために、ICカードを活用した勤怠管理システムの導入によって、リアルタイムでデータ化された勤怠管理を行う必要がありました。また、職員の異動、辞令書の作成、社会保険手続き等についても、実働でこれを担当する職員が1名ないし2名程度で、管理もExcelやWord等を使用した手作業でした。様々な雇用形態の職員を抱え、職員規模も200名を超えていました。そのため、迅速かつ正確な管理のために、人事管理システムの導入も必要でした。他にも改善すべき内容はありますが、今回は、このような内容から「勤怠管理」と「職員管理(人事台帳)」についてのシステム化を行うことに決定しました。

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システム導入の効果

<勤怠管理>

   1月からの打刻データ(従来の勤怠管理)を、dbSheetClientの新システム(勤怠管理)で検証することができて、スムースに本番稼働に移行できました。従来は、各拠点のタイムカードのコピーをもらって、ある資料に転記するのにも手間が掛かっていましたが、新システムでは、全職員の出退勤の管理(見える化)が出来るようになったので、いつでも確認でき、様々な資料作成にも手間なく取り組めるようになりました。全て、出退勤の時刻や年次休暇届などは、電子データ化され自動集計できるようになり、関連する付帯業務の効率化が実現できました。今回、dbSheetClientを導入して、現場で使い慣れたExcelを、インターフェースとして活かしたシステムが構築できたことと、福祉関係ならではの様々な勤務形態にも対応できたことが、非常によかった点だと思います。恐らく、市販のパッケージソフトの導入では実現できていなかったと感じております。

<職員管理(人事台帳)>

   従来、職員人事台帳は、庶務係が年度ごとにExcelデータで管理していました。各拠点での変更内容(紙ベース)が、本部に上がってくるまでのタイムラグの問題、変更内容が転記されていない問題、また、Excelデータで管理している為、勝手に計算式や関数を変更してしまう問題などがありました。dbSheetClientの新システム(職員人事台帳)では、Excelデータは、入力フォームとして使っているだけで、従来のように計算式や関数を変更することができません。データは全てデータベースで、一元管理することができるようになりました。これにより、職員人事台帳の信頼性が担保されるようになりました。また、庶務係では、担当する「雇用契約書」の管理について、従来は、ExcelをWordに差し込み印刷を個々(人数分)に行っていて大変苦労していました。特に、臨時職員の場合、半年更新なので、4月と10月には、新しい雇用契約書を発行しなければなりません。今回(10月)からは、日付と時給を変更するだけで、50名分を簡単に対応できたので、現場作業の負担軽減と作業品質の向上を図ることができました。

   本番稼働から、半年が経過しましたが、毎月、定例会を持って、運用後に明らかになった、多様な勤務体系への対応の為のシステムの調整をニューコムさんと相談しながら解決できて、大変助かりました。専任のシステム担当者がいないので、ニューコムさんに寄り添ってもらい、システム化により業務効率の改善を行うことができました。

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今後について

   まだまだ、Excelを使っている業務があります。そこで、自分達でもdbSheetClientを使って、開発していけるようになりたいと思っています。
   dbSheetClientは、使い慣れたExcelを入力フォームとして使い、バックでは、データを全てデータベースに格納できるので、蓄積したデータを二次利用することができ、かつ業務分析もExcel上に呼び出してくれば、表やグラフも簡単に作成することができます。ニューコムさんに教えていただきながら、Excel業務のシステム化にチャレンジしたいと思っています。

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