Excelで行っていた作業工数管理をWebシステム化し業務効率を大幅アップ


※dbSheetClientの詳細は、「dbSheetClientとは」をご覧ください。

dbSheetClient導入事例

 

■株式会社神鋼エンジニアリング&メンテナンス様

http://www.shinkoen-m.jp
Excelで行っていた作業工数管理をWebシステム化し業務効率を大幅アップ
株式会社神鋼エンジニアリング&メンテナンス様ご紹介 会社概要
機械・電気・情報・化学工学系エンジニアが活躍!
工場設備・プラントの計画からメンテナンスまで
「あらゆる製造分野のエンジニアリングに対応する」。
これが、私たちエンジニアのエンジニアリング技術への確信です。
神鋼EN&Mは、神戸製鋼所の鉄鋼部門、産業機械部門の生産プロセスで培った制御・プラント技術を核とする高度な技術基盤を有しています。
それらを駆使して私たちが創造提供する幅広い技術・サービスは、神戸製鋼所をはじめ広範な産業分野において、プラントのプロセス設計・エンジニアリング、機器製作からメンテナンスに至まで、一貫体制のもとに行われています。
創業 1962年4月
(神戸寿鉄工株式会社として発足)
設立 2004年11月
資本金 1億5000万円
従業員数 1,500人(2008年4月現在)
売上高 780億円(2007年度実績)
代表者 代表取締役社長 田中 毅
本社所在地 〒657-0846
灘区岩屋北町4丁目5番22号
TEL:078-803-2901
http://www.shinkoen-m.jp
訪問インタビュー: 下山昭宏氏(EN&M事業部 加古川事業所 機械技術部 技術室 高炉・動力グループ長)
小澤 貴氏(EN&M事業部 加古川事業所 機械技術部 技術室 原料・事前処理グループ)
Topics
  • システム規模
  • 就業管理システム
  • 集計結果表
  • 導入までの経緯「Excelシート入力の手間とミスに悪戦苦闘」
  • 導入による作業の変化「導入前」「導入後」
  • 導入後の感想「低コストで入力、管理、メンテナンス、多くの手間を自動化!」
  • 今後への期待「報告に時間を掛けない進捗管理があれば・・・」
システム規模
■マスタメンテ:4 ■データテーブル:3 ■入力画面:2 ■出力画面(帳票):6
■開発:2008年6月 ■本番稼動:2008年10月
就業管理システム
今回、開発した就業管理システムは、約70人の技術部員の勤怠管理と作業実績管理が同時に行えるものです。具体的には、日々の日報入力(※)で計画時間と実績時間を入力すれば自動的に勤怠管理と週間計画と1ヶ月の工数管理表が作成され、個人・グループ別に作業の集計とグラフが出力出来ます。
また、日報入力で利用する各作業項目は原価に関わる直接業務とその他の間接業務に区分されており、日々、必要な作業の項目に対して計画時間と実績時間を入力することで生産性や進捗を把握出来ます。

※日報入力画面は1画面で20物件まで、1週間(月~土曜日)まとめて入力出来ます。
  (一週間の予定と実績が同じ画面で操作できます。)
集計結果表
1.週間行動計画と実績・・・・・・ 各作業項目毎に計画と実績の作業時間を把握出来ます。
2.時間管理表(勤怠管理)・・・・ 始業時刻だけ入力すれば日報の作業実績時間が累積され終業時刻が出ます。
3.工数管理表・・・・・・・・・・・・・・ 1ヶ月間の直接業務と間接業務の実績時間が把握出来ます。
4.作業グラフ(3種類)・・・・・・・・ 個人別、グループ別、全体、週間、月間、年間単位で作業実績の結果を表とグラフで表示します。
※管理者だけに、作業グラフを閲覧できる権限を付与しています。
  (グループ責任者はグループ全員の勤怠、日報、作業実績などを閲覧できます)
導入までの経緯
Excelシート入力の手間とミスに悪戦苦闘
これまでは、5種類(日報、週間行動計画、時間管理表、工数管理表、作業グラフ)のExcelシートに手入力していた為に重複入力で作業効率が悪く、転記ミス等もあり、集計作業に数日の時間を要していました。
その後、作業効率を上げる為に当社がマクロを組み込みましたが、安定した運用には至らず、作成した担当者がいなくなってからはマクロがブラックボックス化していた事もあり、修正を行えなくなりました。そこで、業者に依頼してAccessを使ったデータベース管理を行う為、管理表見直しや移行する為にプログラムの作成を一から行いました。
しかし、入力画面やデータベースの設計などで改造を繰り返した結果、多くのバグを含むシステムとなってしまいました。業務に支障が出始めた事もあり、結局Excelシートで管理する方法に戻ってしまいました。
そんな中ある展示会で出会った「dbSheetClient」であればこの問題を解決できると考えたことが導入のきっかけとなっています。
管理システムの経緯 結果
第一期:Excelで管理 勤怠管理を行っていただけであった
第二期:Excel+マクロで管理システム作成 マクロプログラムは作成者がいないと修正が困難であった
第三期:Accessのデータベース管理システム導入 画面やデータベース設計のやり直しで頓挫した
改造のたび業者を変えたためバグが消せなくなった
第四期:dbSheetClientを導入 既存Excelシートをそのまま利用し、低コスト、業務効率化を実現した
導入による作業の変化
導入前:手入力が多い為、作業効率が低く月末の集計業務などにも非常に手間がかかっていました。
①日報入力 各個人がそれぞれ手入力
②週間行動計画と実績 作業項目ごとに日報の集計を手入力していたので日報と重複入力しており、転記ミスもあった
③勤怠管理表 始業時刻と終業時刻及び休けい時間を手入力していた
④工数管理表 各人が手入力し、庶務が全部員の集計を行っていたので作業に時間が掛かっていた(月末トータル3日間)
⑤作業グラフの作成 庶務が全部員のシートを集めてマクロと手入力で集計していた(月末トータル2日間)
導入後:手入力であった部分の多くが自動化され、集計業務などにかかる手間が大幅に短縮されました。
①日報入力 各個人がそれぞれ手入力(所属長は、部員の日報を閲覧できる)
②週間行動計画と実績 ①日報が入力されると自動的に作成される。
集計業務は、これまでは人手をかけ月末に5日間もかけていたが、
システム化により、自動集計出来るようになり5日が2日に短縮され業務効率がアップした。
③勤怠管理表
④工数管理表
⑤作業グラフの作成
導入後の感想
低コストで入力、管理、メンテナンス、多くの手間を自動化!
ニューコムさんにお願いした理由は、現行Excelシートがそのまま利用できる点と権限管理がソフト側で対応されている点です。
システム稼動後も既存システムと同じExcelなのでエンドユーザーである我々は特別な教育も無く利用できました。
低コストでしかも立ち上がりが早く、次の月から稼動出来た点は大きかったです。
VBによる再開発も考えましたが、開発者がいないと修正が困難であるのに対してdbSheetClientは第三者でも見やすいプログラムでメンテナンスがしやすいと思えました。
導入後は自動化された事で集計作業のピークである月末に発生していた残業や転記ミスが減少し、作業計画の作成などの重複作業にとられていた時間を省略することで本来業務に集中できるようになり結果として業務の効率もアップしました。
特に作業グラフの作成(マクロを使っての集計)でエラーが多かったのですが、今回のシステムではデータベースからデータ集計出来るので高速で確実に集計を行え、エラーは0になりました。
今後への期待
報告に時間を掛けない進捗管理があれば・・・
現在の管理システムでは区分により直接/間接業務の確認は出来ますが
作業の進捗状況は時間では分からないので現在の状況を把握するのはヒヤリングに頼っています。
このあたりを管理できるシステムがあればと考えています。
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