dbSheetClient

Excel業務の課題(問題)と解決ソリューション


Excel業務の課題(問題)について

どんな業務でExcelを活用しているか

用途:
資料作成/簡単な表計算や複雑な集計業務/データ分析/帳票作成

主な業務:
予算(見込)管理/損益(PL)管理/仕入管理/在庫管理/PSI計画/工程管理/作業指示書/ドキュメント管理/原価管理/勤務表/休暇管理/申請書作成/小口現金管理/プロジェクト管理/人事評価管理/KPI管理/サポート業務管理/見積書作成/物件管理/営業日報・月報/顧客管理/出張申請報告/売上管理/請求書作成

組織的に見れば課題が多いExcelをなぜ使い続けるのか?

   まず、Excel が活用される背景を見ていきたいと思います。図のマトリクスは、この話をする時によく用いているものです。横軸が「人、物、金」といわゆる経営資源を表しています。そして、縦軸は「過去、現在、未来」と時間軸からみたデータを表しています。従って、過去のデータとは「実績データ」、現在のデータとは実績になる前の現場で管理したい「生データ」、未来のデータとは「見込データ」を意味しています。

   このような2 軸で表現したマトリクスの場合、ERP システムで処理する範囲は、図の青い部分となっていることが多いようです。ここは、実績データを中心とする会計及びその周辺の販売・生産管理業務で比較的仕様が安定している部分です。一方、赤い部分は、一般的に仕様が不明確で、一旦、開発したシステムに対しても、運用後、仕様変更が出てくるような分野です。また、確定前のデータ管理を行うため、データの変更頻度も高くなります。このようなデータを管理する人は、自分が担当する業務データの全体を見ながら、今後のことを判断し、その場で変更内容も入力したいというニーズが高くなります。従って、表で参照し、表でまとめて入力する要求が高まるわけです。Excel がこの分野で多用されるのは、この要求に最もフィットしていることがあげられると思います。

   一方、ERP パッケージもこの赤い部分のデータを管理する機能は持っているようなのですが、現場では使えない場合が多いようです。それは、入力が現場の要求するようなタイミングや方法でできないことが多いことからきているようです。データ入力ができない以上、せっかく持っている機能が使えないという話を訪問先でもよく耳にすることがあります。勿論、カスタマイズという方法はあるのですが、仕様が元々不明確な所でもあるので、開発中に仕様変更も多く発生し、コストが膨大となり、ペイしないため、この部分のシステム化はあきらめ、前述のように仕様が安定した所に絞って、ERP システムを立ち上げていくというのが、平均的な実情の話のようです。

このような、背景から、Excel を使った現場主導の周辺業務が生まれてきます。

情報システムやシステム管理部門が抱えるExcelの問題点

  • 現場で作られたマクロ入りや複雑なExcelファイルの中身の引き継ぎができない
  • 現場のExcel業務に関しては、IT統制や内部統制が対応できない。

Excel業務の課題

●Excelは、個人利用を超えた場合に限界
個人利用では問題は無いが、グループや組織内の多人数で利用するには向いていない。

●Excelの機能面の課題
Excelデータ/ファイル数の肥大化によるファイル破損
データや式が多くて重たい/開くのに時間がかかる/ファイル保存に時間がかかる
作成した資料の検索機能がない

●共有化問題
Excel共有化したものの再利用が困難
共同編集ができない(リアルタイムに共有できない)/複数人で同時入力出来ない(待ち時間/入力漏れ)

●開発/メンテナンス問題
Excelは参照元のデータや関数等のメンテナンスが大変/チェック、デバッグ機能が無い
知識がないとマクロ(開発機能)が使えない
マクロ処理による作成者以外の改修不可とプログラムの煩雑さと集計時間が増大
Excelのバージョン混在問題(マクロエラー等)
Excelの引継ぎ
Excelを作成した(作業する)本人しか分からない(マクロやオペレーションのブラックボックス化)
Excelファイル埋め込まれたマクロの作成者が退職して、業務がブラックボックス化してしまうといった課題
集計結果が出るまでに時間がかかるし、集計ミスが発生する可能性

●Excelの操作問題/IT統制問題
二重入力/転記作業/コピー&ペースト
式を変更したが間違っている/正しいか分からない精度問題(品質問題)
ファイルを誤って削除したり、間違ったままファイルを保存
データ精度、鮮度問題/昨日入力したデータが消えている
手作業による長時間作業、手間
差し戻しの度に回収、転記、集計作業の繰り返し


Excel業務課題解決ソリューションツール--dbSheetClient--

dbSheetClientで働き方改革を

dbSheetClientでExcel業務の課題を解決

多拠点・多人数からの同時入力問題を解決

  • 多拠点/多人数が同時に入力できます。(行レベルの排他制御)
  • 1,000人以上がログインし、同時に数百人がアクセスしても十分に利用できます。

Excelブックの配布・回収と集計問題を解決

  • Excelブック、ロジック(定義ファイル)は同時ダウンロードされ配布・回収が自動化できます。
  • 処理速度の改善、データ量に制約がなくなると共に、重複登録が解消できます。
  • 集計結果は、リアルタイムに自動集計できます。

マクロを使った開発・運用時の問題を解決

  • Excelのバージョンに左右されないシステムができます。(Excel2010~2016まで対応)(タスクタイプの恩恵)
  • 開発したロジックのバージョン管理やバックアップが自動化できます。
  • 不具合があった場合には、ログ機能とデバッグ機能で対応できます。

Excelブックのメンテナンス問題を解決

  • Excelブック、シートの数を大幅に減らすことができます。(部署分のシート数⇒1シートになる)
  • 変更されるマスタデータは、Excelシートからマスタプログラムに移行できます。
  • 個人、部署の単位でデータ更新の権限を設定できます。
  • 承認過程のステータスに応じ、閲覧権限も設定できます。

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