脱Excelか活Excel

「脱Excel」ではなく「活Excel」で、
業務効率化(自動化)とIT統制の一挙両得を目指す

脱Excelか活Excelかを現場のExcel業務課題に対し、決め切れずにいる経営者の方も多いかと思います。どのように判断すれば良いかを考えて見たいと思います。
脱Excelを図って、業務改善が出来た企業もあると聞きます、上手くいかなかったという声もよく聞く。
その背景には、Excelの対象業務が極めて広範囲に亘っていることがある。対象業務ごとに課題を洗い出す必要があり、複数の業務で一斉に脱Excelを図っても無理がある。
Excel業務の効率化や自動化は、Excel業務を全て脱Excelすることではない。次に脱Excelではなく、Excelを活用しつつ業務効率を上げる方法について紹介する。

"脱" Excelが注目された背景は、現場業務の中でExcelに関わる時間が多いことが注目！

• 集められたエクセルの集計は手作業のため、ミスに対するチェックが大変
• サーバーに蓄積されていくExcelブックの管理が大変
• 集計データのリアルタイムな情報共有が困難

これは、もはやExcel単体の機能では解決できない領域です。
そこでExcelのこれらの問題を解決できる他のツールやシステムに置き換えようという考え方が広まりました。
このような中、いつからか"脱"Excelという言葉が流行るようになったと考えています。
しかしながら、Excelを捨てて、新しいツールやシステムを導入することが必ずしも正解とはならない場合があるようです。

その業務の問題を解決するのは、"脱" Excelですか？、"活" Excelですか？

重要なExcel業務を他のツールまたはシステムに無事に置き換えることができ、問題なく運用している会社もありますが、高い費用を投じた新しいシステムやツールが現場に定着せず、いつの間にか、またExcelに戻ってしまうという話も聞こえてきます。
問題なく運用している会社もありますが、高い費用を投じた新しいシステムやツールが現場に定着せず、いつの間にか、またExcelに戻ってしまうという話も聞こえてきます。

したがって、まずはどちらが定着しやすい現場の新しいシステムになり得るかということを、慎重に考える必要があるのではないでしょうか。

• 既存のExcelを新しいシステムやツールに置き換えて、現在の問題を解決する。
  ⇒ "脱" Excel　⇒方法の共有化のみ
• 既存のExcelをそのまま活用して、現在の問題を解決する。
  ⇒ "活" Excel　⇒データの共有化とデータ管理を行う業務

脱Excelではなく、活Excelで業務効率を上げる方法

真のExcel業務効率化を実現するために、

• 対象業務の選定、
• 対象業務における課題の洗い出し、
• 課題に応じた解決策の立案という3ステップで改善を進めていくことを推奨。

   前項のようなExcel 定型業務の問題点を解決するために、脱Excel 化を図ろうという動きが出てくるわけです。業務用Web アプリケーション開発ツールにも「Excel ライクな画面作成可能」ということで、いくつかのものが出てきています。

   そして、情報システム部の方が、これらに目を付け、検証を行い、導入を検討されることになります。

   しかし、現場のExcel 業務は、今までの改善活動で、研ぎ澄まされていて、現場の要求は、想像以上に厳しいものが多いのです。当然、現場側からすれば、今まで、積み上げてきたノウハウを捨ててまで、不便に感じるものを導入しようとは考えません。このような事情で、検討が暗礁に乗り上げたり、導入したけれど、現場から強いクレームが出ているということで、当社に相談がくることが、最近、増えてきました。

   その理由として、前記のようなツールは、マクロが使えないとか、Excel ライクと言っても、Excel と同じ動きが作れないとか、複雑な処理に対応できないとか等、現場が期待することができないのに対し、「dbSheetClient」は、Excel がそのまま動くので、それらの問題を全て解決できるのではないかと期待できるからでしょう。( 事実、解決できますが)

結論：Excelを完全になくす必要はない

   「脱Excel」と聞くと、まるでこれまでの業務から完全にExcelをなくすかのように思えてしまいますが、そういった必要はありません。一連の業務を行う上で大変な部分を他のツールに移行すれば良いだけであり、Excelが得意としている部分まで無理に移行することはないのです。

   Excelでの定期的な集計・グラフ化作業などが大変なことも事実ですが、それを解消するために全ての作業を他のツールに移行するとなれば、それにもかなりの労力を必要とします。
新しいツールを導入すれば、その操作方法や新しいフローを覚えることは必須となります。作業に関わる人数が多ければ多いほど、メンバーへの教育や必要事項の周知に手間がかかることになります。

   その点Excelは個々に説明をしなくても、ある程度の操作や入力は直感的にできる方も多いでしょう。
メンバーの入れ替わりがあっても教育の手間が都度かからずに済むというのは、長期的に考えれば大きなメリットにもなります。