土木工事業 様(本社所在地: 東京都)
土木工事業における「販売計画・損益管理システム」をdbSheetで構築！
AccessとExcelによる煩雑な業務を、dbSheetを使って、Excel＋データベース化により、工事や製品販売の案件管理、売上・粗利管理、損益管理、業績予測に利用し、毎月の支社・支社長会議資料の作成工数を大幅削減（約750時間）！
Topics
システム構成図
- ■販売計画・損益管理システム 利用部門：本社＋支社（支店・営業所・関連会社） 利用人数：85名
システム規模
- テーブル数: 21
- 画面数: 33
- 印刷(帳票数): 33
- タスクセット数: 446
- SQL数: 169
- マクロ数: 14
- シート数: 31
システム概要
当社は、土木工事業を主業として行っておりまして、工事や製品販売に関する案件ごとの売上・粗利・損益管理と業績予測に利用する販売計画・損益管理システム（以下、「本システム」といいます）をdbSheetで構築しました。
本システムは、別途、基幹システムにある、受注した工事の実績データがありまして、そのデータを本システムに取込みます。 一方、まだ、未受注でとれるであろう工事と製品販売の案件は、本システムに入力して、受注データと合算することで、一年間の見通しを計算して、毎月、本システムから出力できる帳票を、支社会議、支社長会議の資料として利用しています。
本システムは、各工事現場の工事長という担当が居て、その担当が工事ごとに進行基準を見ながら必要事項を入力して、それを集計することになります。 当社の組織体制は、各支社の下に、支店があって、その下に営業所、そして関連会社があります。
- 受注工事案件を件名別に各月の出来高予測を工事出来高管理表に入力
- 製品販売案件を製品販売管理表に入力
- 受注工事、工事出来高、製品販売の集計値を部門損益管理表で照会し、科目・費目単位にコストの詳細を部門損益管理表に入力
- 部門損益管理表のサマリーとして販売計画状況報告を参照、出力
- 支社は報告値が確定した時点で報告月を締め
- 営業所や支店・支社、関連会社の帳票を出力し、支社会議資料や支社長会議資料を作成
本システムは、下記のような運用の流れになります。
システム導入前の課題・要望
毎月、先月までの販売実績と当月以降の販売予測を、Microsoft社のAccessとExcelで作成し、会議を行っていて、基本的には、まず各支社で会議を行った後、結果を本社へ報告することになっています。 尚、支社は複数の支店や営業所、関連会社を管理しています。支社は、それらの拠点のデータが集約されたAccessとExcelのデータを本社へ送信し、本社はそれらを集計して本社での全体会議用資料を作成していました。
本社での全体会議用資料は、Excelで作成されています。仮りに支社で修正が発生した場合は、再度AccessとExcelのデータを送受信し、会議用資料を作成し直す必要がありました。
上記のように、支社はAccessとExcelのデータを作成しなければならない。本社はそれらの値が一致していることを確認し、かつ本社での全体会議用資料を作成しなければならない。といった非効率な手順を排除したかったことと、20年以上前に開発されたAccessのシステムをメンテナンスできる社員がいなくなることが想定されたため、報告様式をExcelに統一し、かつデータベース化できるシステムの導入を検討する必要がありました。
dbSheet・Excel対応版を採用した理由
ちょうど、数社からDM（ダイレクトメール）が届いていて、その1社が、ニューコムさんでした。早速ホームページでdbSheetの仕様（仕組み）や導入実績を見て、当社の要望に満たしてくれるのではないかと直感的に感じました。その後、セミナーに参加して使えることを実感しました。既に、Excelシートは決まっていたので、それをシステム化する方向で更に検討を進めました。
今回のシステム導入に際して、システム設計は当社が行い、ニューコムさんにはプログラミング（dbSheetによる開発）を発注することで、初期導入費用及び仕様変更を含む開発費用全体が低減できると感じました。また、比較的他社より年間保守金額が安価であるため、ランニングコストの低減も試算できました。もちろん、納品後は、当社でシステム開発が可能であることと、Accessで作成されているシステムをdbSheet（Excel）に移行できることが必須条件でした。
システム開発途中には、現場で入力するExcelシート、出力するExcelシートの修正要求も少なからずありましたが、当初の計画通りシステム導入・本運用に移行できました。
システム導入の効果
dbSheetで、販売計画・損益管理システムによる会議資料作成に移行したことで、
毎月の工数が、
支社：3.0日が1.5日に短縮（支社、支店、営業所、関連会社の工数含む）×60名＝90人日
本社：2.0日が1.0日に短縮（AccessとExcelの集計と突合、資料修正作業等）×3名＝3人日 削減できたと思います。（約750時間削減）
更に、仕様変更（改良）を加えていくことで、入力する関連会社や部門等の適用範囲が広がりました。
従来、AccessとExcelによる煩雑な業務を、dbSheetを使って、Excel＋データベース化（システム化）することによって、上記の通り、会議資料の作成工数を大幅に削減することができました。 副次的な効果として、システム化する前は、各支社からのデータを本社でまとめるまでは見ることができませんでしたが、システム化によって、dbSheetにログインして、支社、支店、営業所、関係会社などを選択して、今の状況を見ることができるようになりました。
また、dbSheetを使って、PC管理台帳システム（約1,700台の管理）を構築して利用しています。 今後もdbSheetを活用して、社内業務のシステム化に取り組んで行きたいと思います。
