こんにちは。ブログ担当の梅本です。今回ご紹介する会社は、今までと少し違う視点で、dbSheetClientを採用してくださった商社をご紹介します。

こちらの会社では、長年、営業部門で使ってきた「予実管理システム」のシステム再構築を検討していました。そこで、新たなシステムやソフトウェアを探すために、展示会やセミナーに来られて、弊社を知っていただくことになりました。

Webブラウザーシステムを維持する手間と費用

その後、弊社の担当営業が訪問してみると、問題になってる「予実管理システム」は、Webブラウザー上で操作が可能なWebシステムでした。

通常、こちらの会社には、システムを内製で作れる優秀なエンジニアがおられ、マイクロソフト社のExcelでマクロやVBAを駆使して業務システムを作り、自社で運用管理されています。しかし問題の「予実管理システム」については、内製ではなく、外部のシステム業者が作ったものでした。

Webブラウザーを使って、いつでもどこでもデータ参照/更新ができるWebシステムなら、何の不自由もないのでは、と担当の営業も思ったようです。しかしながら今回、Webブラウザーを使うのは止め、「予実管理システム」もExcelで新しく作り直すことを強く希望されました。

改めて問題点を聞いていくと、問題の本質が見えてきました。
問題なく稼働しているどんなシステムでも、時の経過とともに、機能追加や変更は必要になってきます。したがって、この「予実管理システム」も、業務内容の変化や拡大に伴って、機能追加や変更が発生していました。

そのため、エンドユーザーの利便性という点では、Webブラウザーで動くので、非常にメリットがあった一方、システム部門にとっては、メンテナンスのための費用が大きな問題になっていました。理由は、このシステムが外部のシステム業者によって作られたため、機能追加や変更が発生するたびに、手間と費用をかけてシステム業者に依頼しなければならないからです。

そこで今回、このシステムは以下の点を中心に検討することになっていました。
◆「予実管理システム」も、外部のシステム業者ではなく、社内で構築し、社内のシステム部門が管理・メンテナンスできるシステムに移行する。

ExcelにデータベースとWebシステム機能を付加

これを実現するために検討を重ねた結果、このシステムもExcelを使って再構築することになりました。やはりExcelが現場で最も使われていて、機能追加や変更の要望が発生しても、Excelであれば社内のシステム部門で対応できるからです。

もちろんExcelだけでは、データベースによるデータ一極集中管理は行えず、またインターネットを介したDBアクセスも行えません。そこで、それらを可能にする手段としてdbSheetClientが採用されることになりました。つまり、エンドユーザーが利用する参照や入力画面は、通常にExcelを使って行い、入力されたデータはExcelブックではなく、インターネットを介してデータベースへ保存できるようになります。

元々、Excel自体が非常に優秀なツールで現場に深く関わっており、現場のあらゆる業務をこなします。そのため、今回ご紹介した会社のように、普段から慣れ親しんだExcelを使って業務システムを作れるなら、システムの内製化も比較的容易に行えます。また、システムをいちからスクラッチ開発することに比べれば、入力や参照画面はExcelをそのまま使えるため、開発コストや期間も大幅に削減できます。

最後までお読みいただきありがとうございました。
少しでも何かヒントになる内容がありましたら幸いです。


dbSheetClientの詳細に関しては、ぜひ弊社のホームページをご参照ください。
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周辺業務のシステム開発は、どうしても後回しになりやすい分野ですが、早急に改善したいExcel業務がありましたら、ぜひ一度お気軽に弊社にご相談ください。
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建設業、Excelで行っている「実行予算」のシステム化

こんにちは。ブログ担当の梅本です。ここでは、Excelで行っている「実行予算」のシステム化を検討中の会社について、少し紹介させていただきます。ご存知の通り実行予算管理は、特に建設業界で、作業の進捗とコストをチェックするために欠くことのできない管理指標となっています。そして、この実行予算管理についても、マイクロソフト社のExcelが幅広く活躍している分野といえます。

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現場監督と管理部門の業務負担

今回ご紹介する会社でも、複数の現場をかけ持つ現場監督が、その現場ごとの実行予算をExcelで作成し、毎週、管理部門へメールで送信していました。そして管理部門では、各地から送られてくるExcelファイルを集計して、役員やマネージャーが必要としている集計・分析データを作成します。

しかしこの運用は、現場監督にも、管理部門にも、多くの時間とコスト、ストレスを引き起こしており、業務上の大きな負担になっていました。これを受け、本格的な業務改善を検討することになりました。

データベース化の恩恵

根本的には、データベースを活用してシステム化することが最も効果的で、現場監督は、毎回メールでExcelファイルを送信する必要が無くなります。現場でデータを入力保存する際、データはExcelファイルではなく、ネットワーク上のデータベースに保存します。また管理部門は、メールで届いたExcelファイルの集計作業から解放されます。そして、既にデータはデータベースに入っており、あらかじめ設定された処理に従って、必要な指標データが自動集計されます。毎週の会議等でこれらのデータを必要としている役員やマネージャーにとっては、管理部門の集計を待たなくても、いつでもリアルタムに現状を確認できるようになります。

Excelを使ってデータベース接続を行う提案

従来から、このようなデータベース接続のシステム化が提案される場合、現場で活躍していたExcelを廃止して、Webシステムツールを使ったスクラッチ開発がよく提案されます。しかしながら、これには多額の開発費用、期間が発生することがあり、弊社では、既にExcelで業務が行われている場合は、そのExcelファイルを今まで通り使って、データベース接続が可能なシステムの提案を行っています。

Excel自体が優秀なツール

元々、Excel自体が優秀なツールですので、現場のあらゆる業務をこなします。そのため、長年使われてきたExcelファイルには各現場の仕組みが出来上がっていますので、それを捨ててしまうよりは、そのExcelをさらに活かせるシステム提案ができれば、システム開発のコストも期間もより削減できるものとなります。

それが可能なシステムツールがdbSheetClient(ディービーシート・クライアント)です。これは、使い慣れた現場のExcelを今まで通り活用しながら、現場のデータだけデータベースに保存する仕組みを構築することができます。

また、dbSheetClientはWebシステムですので、各拠点から入力したデータはインターネットを介して本社等のデータベースに保存し、一括集中管理を行えます。

周辺業務のシステム開発は、どうしても後回しになりやすい分野ですが、見てきたようにデータベース化によって得られる現場の業務効率の向上と、データ分析力を考えると、周辺業務のシステム開発にかけたコストは、いずれ業績向上という形で返ってくるはずですので、周辺業務のシステム化も、本当は可能な限り急ぎたいもとなります。


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最後までお読みいただきありがとうございました。

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大抵のExcel業務の問題は、dbSheetClientがあれば大丈夫!

こんにちは。ブログ担当の梅本です。今回はdbSheetClient(ディービーシート・クライアント)のツールとしての立場を、少しご紹介してみようと思います。

パッケージソフトではなく、システムツール

dbSheetClientは、ある特定の業務に絞ったパッケージソフトではありません。日々社内では、あらゆる部門でExcel業務が活躍していますが、dbSheetClientは、それらのExcel業務に問題が起き始めたときに威力を発揮する「システムツール」のような立場になると思います。

例えば、Excelを使って予算集計を行っている場合を考えてみます。毎月、各担当から集めたExcelファイルを集計するのは、非常に手間がかかります。集計ミスにも注意が必要です。またそれをメールで担当者に送信するといった場合、誤送信などのミスも起こることがあります。

そして、時の経過とともに作業の負荷が大きくなると、その予算集計のExcel業務が問題になってきます。このような場合、通常、予算管理に特化した「予算管理パッケージ」ソフト等が比較検討されるかと思います。

そのような中、dbSheetClientが採用された場合、上述の問題を同様に改善できるのは言うまでもありません。そしてdbSheetClientがパッケージソフトと違うのは、ほぼすべてのExcel業務を改善できるシステムツールという点です。つまり、一度dbSheetClientを導入すると、予算管理だけではなく、他に問題となっているExcel業務があれば、それらの業務も改善していくことが可能となるのです。

したがって、dbSheetClientは他のパッケージソフトと根本的に違う「システムツール」だという認識が必要になります。

Excel自体が非常に優秀なツール

社内では、様々な業務がマイクロソフト社のExcelで行われています。
なぜならExcel自体が非常に優秀なツールで、実現したい集計・分析のほとんどがExcelで出来てしまうからです。

優秀なExcelを使い続けるための課題

一方、Excel業務が徐々に重要なポジションを占めるようになると、また必然的に以下のようなことが問題になってきます。
1)利用する人数分のExcelファイルの管理が煩雑。
2)Excelシートが現場で勝手に変更されてしまう。
3)収集したExcel ブックの集計が大変。
4)Excelの集計データのリアルタイムな情報共有が大変。

Excelを本格的な業務システムへレベルアップ

しかし、見てきたように、dbSheetClientを一度でも導入すると、Excel業務で発生する、このような大抵の問題は改善できるようになります。またその後は、色々なパッケージソフトを比較検討する手間もなくなります。

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周辺業務のシステム開発は、どうしても後回しになりやすい分野ですが、早急に改善したいExcel業務がありましたら、ぜひ一度お気軽に弊社にご相談ください。

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最後までお読みいただきありがとうございました。