小口現金管理システムは日次・月次の仮払/精算、出張申請･仮払/精算/報告、経理の小口現金出納業務を一貫して行うことができます。

経営者＆全社員用プロジェクト

まず、プロジェクト①を見ていきます。
仮払及び精算については、内勤者はその都度、営業のような外勤者は、月次で精算を行うようにしています。仮払せずに精算する処理は、2つあります。1つは、営業が現金で集金してきた場合で、現金入金報告がそれに当たります。もう1つは、立替払いをした場合で、事後精算報告が該当します。
それ以外の処理は、全て、仮払をしてから精算報告を行う流れとなります。

　具体的には、仮払申請→仮払精算報告、月次仮払額設定→月次仮払精算報告、出張願い＆仮払申請→出張仮払精算報告＋出張報告、海外出張願い＆仮払申請→海外出張仮払精算報告＋海外出張報告といった仮払申請と精算報告の処理があります。従って、仮払申請で入力したデータを精算報告では選択し、申請時に入力した仮払内容を参照しながら、実績結果を入力して精算データを作成していきます。実際の処理内容は画面例をご覧ください。

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• 海外出張の仮払申請

  海外出張の仮払申請も、このように為替レートを指定すれば、金額計算もスイスイ！

  

• 出張仮払精算

  出張仮払精算も、申請した基本データは、そのまま掲載されているので、実際の精算金額のみ入力すればＯＫ！

  

• 月次仮払精算

  月次仮払精算の入力も、毎日入力して登録しておけば、計上モレも防げます。

  

経理用プロジェクト1

　次にプロジェクト②について見ていきます。 このプロジェクトのメニューとしては、①従業員が仮払申請をしたデータを確認（承認）する「仮払申請確認」メニュー、②従業員が精算報告を記入したデータを確認する「精算報告確認」メニュー、③自動作成された仕訳データを管理する「小口現金管理」メニューの３つがあります。

　プロジェクト①は従業員が経理に流すための仮払申請や精算報告のデータ入力がメインでしたが、プロジェクト②は、経理がそのデータである金額や勘定科目のチェックを行い、実際に現金を受払いするための処理を担当する部分です。さらに、自動作成された仕訳データにより、現金と現金残高の確認（日次）、会計パッケージへのCSVデータの引渡し（週次）、月末に営業の月次精算を行い、最終的に月次で締めて小口現金繰越を行う部分です。

ここについては、もう少し詳しく見ていきましょう。　日次で行う現金と残高の確認は、小口現金出納帳を画面に出して行っています。
また、週次のデータ引渡しについても、仕訳日記帳を画面に出し、最終的な仕訳データのチェックを行い、CSV出力しています。月末においては、営業を中心とした月次精算がメインになりますが、その他のデータも含め、仮払精算状況を画面に出し、未精算者に対しては、催促メール送信が可能です。 実際の処理内容は画面例をご覧ください。

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• 小口現金出納帳

  小口現金出納帳の作成が自動化できました。

  

• 仕訳日記帳

  仕訳日記帳の作成が自動化でき、便利になりました。

  

• ＣＳＶ出力

  このＣＳＶ出力により、会計システムへの引渡しをおこないます。小口現金における会計システムへの手入力を省くことができるようになりました。

  

経理用プロジェクト2

　続いて、プロジェクト③を見ていきましょう。ここでは、マスターメンテナンスを行います。 弊社は、部門別管理をしているので、会計パッケージにあわせて部門管理をしています。従って、ここで設定している「経理部門」は、会計パッケージの部門に合わせています。

　また経理業務で、勘定科目明細を作成するために、一つの勘定科目に、複数のより詳細な項目を作成していると思いますが、「経費区分」がそれに当たり、その項目と勘定科目との関係を定義することができます。たとえば、「旅費交通費」には、交通費、日当、宿泊費、有料道路、駐車料金、タクシー代などを経費区分として設けています。さらに、「経費区分表示制御」のメニューでは、経費区分をどの帳票で使用するかを、指定することができます。

これにより、各帳票画面における経費区分欄のコンボボックスに、最適な項目が設定でき、入力の簡易化が図られています。また、会計パッケージに引渡す前に行われる自動仕訳は、この経費区分をキーに合計仕訳され、摘要欄に経費区分名が入るようになっています。

「入力テンプレート」は、従業員が入力する帳票の摘要欄において、使用頻度の高い項目をあらかじめ設定しておき、入力の簡易化を図るためのものです。
それでは、実際の処理内容は画面例をご覧ください。

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• 勘定科目の明細

  勘定科目の明細（経費区分）を自由に設定できます。

  

• 経費区分

  経費区分をどの帳票で使うかを設定します。

  

• 摘要欄のテンプレート

  摘要欄のテンプレートを自由に設定できます。

  

時系列でみた処理内容

この図は、このシステムの処理を、時系列でもう一度整理したものです。

　小口現金は、本社と大阪営業所に設け、このシステムで運用しています。このシステムに参画しているメンバーは、社員、役員、パートを含め約45名です。経理業務は、本社の専任者1人で賄っています。小口現金については、本社は経理の専任者で、大阪営業所は、パートの女性が他業務と兼任で担当しています。このシステムが稼働する前は、本社にもう一人パートの女性が担当していました。経理専任者からすると、小口現金業務に要する労力が、その当時で、経理業務の4割を占めていたのが、このシステムの稼働後は、要員が1人減った状態でも、経理業務の2割に減ったそうです。そして、専任者は、ほぼ定時に帰れる状態で、損益実績を締めた後、翌月の1日の夕方には試算表を出しています。

右肩上がりの時代が終焉し、現在のような厳しい経営環境の中でも、利益を生み出していかなければならないのが企業です。そこで、ローコストオペレーションが注目されています。コストコントロール力を高めるには、損益状況、特に、コスト部分の早期の状況把握が重要ポイントとなってくるでしょう。弊社では、別項の「P/Lモニターシステム」で3か月先までの見込を管理しながら、経理の実績をできるだけ早期に把握する工夫をして、コストコントロール力を高めようと努力しています。