小口現金管理システムは日次・月次の仮払/精算、出張申請･仮払/精算/報告、経理の小口現金出納業務を一貫して行うことができます。

会計システムの全体構成

まず最初に、弊社の現状における会計システムの全体構成を見てみましょう。

　会計システムに関わるシステムとしては、販売管理システムが稼働しています。
そして、月末に締められた売上（売掛）データと仕入（買掛）データの一覧リストを販売管理システムから出力し、そのリストに基づいて会計システムに仕訳入力をします。また、仕入や仕入以外の購入物件も含め、取引先から請求書が到着した時点で、支払依頼書を発行し、経理に通知することで、銀行を通じた支払処理と会計システムへの仕訳入力がなされます。これらが、銀行口座を通じた取引の場合の会計システムへの伝達方法です。

　一方、小口現金処理は、もともと、Excelや手書きの入出金伝票で運用されていました。経理は、Excelの表や入出金伝票を受取って現金の仮払や精算を行い、会計システムへ仕訳入力をしていたわけです。dbSheetClientで小口現金管理システムを立上げてからは、週次に仕訳データをCSV出力して、会計システムの方でそれを取込むようになりました。従って、小口現金の仕訳入力は自動化されました。

　弊社の場合、販売管理システムからの仕訳データ入力量及び小口現金処理からの仕訳データ入力量は、それぞれ月当たり200～300件です。このシステムを稼働させてからは、営業経費の勘定科目別実績を把握するのが、非常に早くなりました。このように、前月の締まった実績データによる部門別の月次損益計算書が翌月1日の夕方には、確認できるようになりました。

小口現金管理システムの機能構成

小口現金管理システムは、以下のような3つのプロジェクトで作られています。

※それぞれの項目をクリックすると2ページ目の該当箇所に移動します。

• 経営者及び全社員用プロジェクト ‹プロジェクト①›

  － 全員で参画する仮払申請/精算報告関係の処理をするプロジェクト －

  

  ① 仮払申請

  日次仮払申請、月次仮払申請
  出張仮払申請、海外出張仮払申請

  ② 精算報告

  現金入金、事後精算、仮払精算、月次仮払精算
  出張仮払精算、出張報告、海外出張仮払精算、海外出張報告

• 経理用プロジェクト１ ‹プロジェクト②›

  － 経理のみが使用する仮払申請確認/精算報告確認及び小口現金管理を行う －

  

  ① 仮払申請確認

  各種仮払申請の確認処理　→　現金を出金

  ② 精算報告確認

  各種精算報告の確認処理　→　現金の精算

  ③ 小口現金管理

  現金出納帳、仮払精算状況照会、仮払催促メール送信、
  仕訳データ確認・修正、仕訳日記帳、仕訳CSV出力、
  小口現金繰越処理

• 経理用プロジェクト2 ‹プロジェクト③›

  － 経理のみが使用するマスタメンテナンスを行うプロジェクト －

  

  マスタメンテナンス

  部門区分、経費区分、入力テンプレート、勘定科目、社員マスタ

運用における権限管理

　そして、権限コントロールは、ログイン画面で行われます。すなわち、経理担当以外のメンバーには、ログイン画面のプロジェクト一覧にプロジェクト①しか出てきませんが、経理担当者には、プロジェクト①～プロジェクト③まで出てきます。このことによって、経理担当以外のメンバーは、プロジェクト②～プロジェクト③の存在さえも知らないというセキュリティ状況を作れます。このように、1つの業務システムを複数のプロジェクトに分けて設計することも良く使う手法です。特に規模が大きいアプリケーションの場合は、このように考えた方が、動きも軽くなるのでお勧めです。また、複数人で並行開発する場合もやりやすくなります。

一般社員のログイン画面

経理のログイン画面

それでは、次からプロジェクトやメニューの詳細を見ていきます。