Webブラウザーで行っていた「予実管理システム」をExcelに移行

こんにちは。ブログ担当の梅本です。今回ご紹介する会社は、今までと少し違う視点で、dbSheetClientを採用してくださった商社をご紹介します。

こちらの会社では、長年、営業部門で使ってきた「予実管理システム」のシステム再構築を検討していました。そこで、新たなシステムやソフトウェアを探すために、展示会やセミナーに来られて、弊社を知っていただくことになりました。

Webブラウザーシステムを維持する手間と費用

その後、弊社の担当営業が訪問してみると、問題になってる「予実管理システム」は、Webブラウザー上で操作が可能なWebシステムでした。

通常、こちらの会社には、システムを内製で作れる優秀なエンジニアがおられ、マイクロソフト社のExcelでマクロやVBAを駆使して業務システムを作り、自社で運用管理されています。しかし問題の「予実管理システム」については、内製ではなく、外部のシステム業者が作ったものでした。

Webブラウザーを使って、いつでもどこでもデータ参照/更新ができるWebシステムなら、何の不自由もないのでは、と担当の営業も思ったようです。しかしながら今回、Webブラウザーを使うのは止め、「予実管理システム」もExcelで新しく作り直すことを強く希望されました。

改めて問題点を聞いていくと、問題の本質が見えてきました。
問題なく稼働しているどんなシステムでも、時の経過とともに、機能追加や変更は必要になってきます。したがって、この「予実管理システム」も、業務内容の変化や拡大に伴って、機能追加や変更が発生していました。

そのため、エンドユーザーの利便性という点では、Webブラウザーで動くので、非常にメリットがあった一方、システム部門にとっては、メンテナンスのための費用が大きな問題になっていました。理由は、このシステムが外部のシステム業者によって作られたため、機能追加や変更が発生するたびに、手間と費用をかけてシステム業者に依頼しなければならないからです。

そこで今回、このシステムは以下の点を中心に検討することになっていました。
◆「予実管理システム」も、外部のシステム業者ではなく、社内で構築し、社内のシステム部門が管理・メンテナンスできるシステムに移行する。

ExcelにデータベースとWebシステム機能を付加

これを実現するために検討を重ねた結果、このシステムもExcelを使って再構築することになりました。やはりExcelが現場で最も使われていて、機能追加や変更の要望が発生しても、Excelであれば社内のシステム部門で対応できるからです。

もちろんExcelだけでは、データベースによるデータ一極集中管理は行えず、またインターネットを介したDBアクセスも行えません。そこで、それらを可能にする手段としてdbSheetClientが採用されることになりました。つまり、エンドユーザーが利用する参照や入力画面は、通常にExcelを使って行い、入力されたデータはExcelブックではなく、インターネットを介してデータベースへ保存できるようになります。

元々、Excel自体が非常に優秀なツールで現場に深く関わっており、現場のあらゆる業務をこなします。そのため、今回ご紹介した会社のように、普段から慣れ親しんだExcelを使って業務システムを作れるなら、システムの内製化も比較的容易に行えます。また、システムをいちからスクラッチ開発することに比べれば、入力や参照画面はExcelをそのまま使えるため、開発コストや期間も大幅に削減できます。

最後までお読みいただきありがとうございました。
少しでも何かヒントになる内容がありましたら幸いです。


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