Excelで行っている「プロジェクト進捗管理」業務のシステム化

2016年5月23日

こんにちは。ブログ担当の梅本です。今回ご紹介する会社も、やはり世界的に有名な製造業で、その傘下の子会社です。グループ内の製品に必要なソフトウェア開発を行っており、社員数が500名前後です。周辺業務のシステム化を検討されている方にとって、少しでも参考になれば幸いです。

業種業態に関係なくExcel業務は重要

こちらの会社で問題となっているのは、管理職の方々が運用しているExcel業務(プロジェクト進捗管理)です。個人的に興味深い点は、最先端の技術を誇る企業でも、現場のExcel業務は欠かせない分野である点です。こちらの会社でも、数十人の課長職の方々が毎月Excelを使って、自分の部署に所属する部下の仕事内容を記録し、集計して、最終的に経理部門に渡す作業を行っています。その作業に、毎月1週間～10日ほど割かれてしまうため、各課長が行うべき本来の業務に支障をきたしていました。

Excelの業務データはデータベース化が必要

現在、業務の洗い出しを行っており、その過程でさらに以下の点に気づかれたと伺いました。

こちらの会社でも通常、集計作業が完了したExcelから、紙にプリントアウトを行います。したがって、最終的には紙に出力してExcelの使命が終わっていました。しかしながら、このままでは、過去のデータを使った比較や分析が、容易に行えないということが、課題として取り上げられました。データベースになっていないと意味がないとのことでした。

そこで、現在行っているExcel業務はそのままで、蓄積された過去のExcel業務のデータを使って、比較分析が行えるツールやパッケージを探していたところ、インターネットでdbSheetClient(ディービーシート・クライアント)にたどり着きました。

データベース化で高度な分析が可能に

また、dbSheetClientはWebシステムでもあるので、各拠点から入力したデータはインターネットを介してサーバーのデータベースに集められます。ですので、本社、および各支店の課長様(管理職の方々)はその集められたデータを使って、今までExcel単体では考えられなかった、集計・分析が行えるようになります。

いかがでしたか。
周辺業務のシステム開発は、どうしても後回しになりやすい分野ですが、見てきたようにデータベース化によって得られる現場の業務効率の向上と、データ分析力を考えると、周辺業務のシステム開発にかけたコストは、いずれ業績向上という形で返ってくるはずですので、周辺業務のシステム化も、本当は可能な限り急ぎたいものとなります。

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