Excelで行っている「見込み顧客管理」のシステム化

2016年4月12日

こんにちは、企画室ブログ担当の梅本です。ここでは、dbSheetClient(ディービーシート・クライアント)を採用していただいた会社の様子を紹介しています。現在、周辺業務のシステム化を検討されている方にとって、少しでも参考になれば幸いです。

今回は、住宅建築業界の会社がdbSheetClientを採用された内容について、少し紹介させていただきます。今回ご紹介する会社は個人向けの戸建て住宅を販売しているハウスメーカーです。戸建て住宅の販売ですので、お客様が契約する金額も何千万円と高額なものとなります。ですので、こちらの会社ではお客様との信頼関係を特に大切にしている会社です。

このような背景から、周辺業務とはいえ、見込み顧客の管理業務を非常に重要視されています。ですので、現状の見込み顧客の管理業務を、「見込み顧客管理システム」として本格的にシステム化される予定です。現在、国内の各支店や販売店では、やはりマイクロソフト社のExcelをそれぞれ活用して、見込み顧客の集計管理をしています。Excelを使った各拠点内での運用は、ひとまず問題なくできているようです。

社内でも特に重要なExcel業務からシステム化

問題は、各拠点の見込み客の詳細を本社で集計する際、面倒な作業が発生し時間がかかっていました。そのため本社では、見込み客の数字や状況を正確に把握できないという事態が起きており、この業務の問題点を改善するための方針が出されていました。この会社では上述のように、お客様との信頼関係を重要視されているため、今回のような見込み顧客を把握するためのシステム化は、周辺業務の中でも重要なものとなっていました。

情報システム部門の担当者は、見込み顧客管理に活用しているExcelのデータ集計をもっと素早く、かつ正確に行う方法やツールはないか、インターネットや、その他の情報を探しておられました。そのような中、弊社のdbSheetClientを見つけていただきました。もちろん、他のツールもいくつか検討され、実際にそのツールを試験的に導入されたこともあったようですが、業務を完全に吸収できるまでには至らず、再度検討を重ねてdbSheetClientに落ち着いたようです。

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dbSheetClientの詳細に関しては、ぜひ弊社のホームページをご参照ください。
⇒dbSheetClient 紹介ホームページを見に行く >>

Excelのデータを、DBで一括集中管理

dbSheetClientが選ばれる大きな理由としては、こちらの会社のように現在すでにExcelを使って運用している業務があれば、そのExcelをそのまま活用しながら、データは本格的なデータベースで一極集中管理が行える点があげられます。パソコンの入力画面も、今まで通りExcelの画面を使います。

さらに、dbSheetClientはWebシステムですので、各拠点から入力したデータはインターネットを介してサーバーのデータベースに集められます。ですので、本社、および各支店の責任者はその集められたデータを使って、今まで行っていた集計や分析はもちろん、さらに詳細なデータ分析を行えるようになります。

Excel業務をdbSheetClientでシステム化するメリット

このようにdbSheetClientを使ってExcelをそのまま活用することで、たとえば、以下のようなことが実現できます。
・Excel資産を活用したリフォーム型システム開発が可能です。
・現場にとって使いやすい業務システムの構築を実現できます。
・システム内製化による、システム化されていない周辺業務の仕組化を実現できます。

今回は住宅建築業界の会社の例を紹介させていただきましが、どの会社でも現場の周辺業務というのは、とても多く存在しています。そして、その中でも非常に重要な業務に関しては、様々なデータ加工や分析を行い、頻繁に変更を加えることがあるため、マイクロソフト社のExcelがよく利用されることになります。なぜなら、Excelにはそのような様々な業務を構築し運用できるだけの機能がすでに備わっているからです。

そのため弊社では、既に現場で運用し使い慣れているExcelがある場合は、そのまま活用することをお奨めしています。Excelをそのまま活用できるなら、業務のシステム開発に膨大なコストをかける必要がなくなります。そして、そのExcelにdbSheetClientを付加することで、Excelで入力したデータは全てWebシステムを経由してデータベースへ蓄積していくことができるのです。これにより、今まで手動で行っていた作業(Excelファイルの回収、集計、分析、配布など)の時間とコストが大幅に解消されます。

周辺業務をシステムするメリット

また、いったんシステム化を行っておくと、会社にとってのメリットは、コスト削減だけではありません。その後はExcelだけでは考えられなかったデータベースの恩恵を受けられるようになります。全拠点からデータベースに集められたデータを用いて、全社でリアルタイムな情報共有ができ、また様々な角度からの企業戦略に役立つデータ分析も行えるようになります。

周辺業務のシステム開発は、どうしても後回しになりやすい分野です。しかし、見てきたようにデータベース化によって得られる現場の業務効率の向上と、データ分析力を考えると、周辺業務のシステム開発にかけたコストは、いずれ業績向上という形で返ってくるはずです。ですので、周辺業務のシステム化も、本当は可能な限り急いだ方が得策といえます。

いかがでしたでしょうか。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
皆様にとって、何かヒントになる内容がありましたら、本当に幸いです。

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