2012年7月アーカイブ

newcom_cafecs4.jpgみなさま、こんにちは!
モカです。
お元気ですか?
今日もサウナの中のような暑さ。。。
熱中症になっていませんか?
お体くれぐれもお気を付けくださいね。

先日、自宅のベランダに「蝉」が来ました^^
oki_016.jpgじーっとしていたと思ったら、
急に突進してきましたぁ
お互いびっくり、、、

暑すぎて、ちょっと元気なかったようで、
休憩していたみたいです。

そろそろ、一斉に鳴き始めるかな?
蝉の声がすると、夏が来たなぁ、という気がしますよね。

この暑さに一番びっくりしているのは「蝉」なのかもしれませんね。
土から出てきたら・・・どうなってるの~!?な~んて^^



★★★★★★★ノノノ
さて、Excelのお話。

並べ替えの応用編~横方向のデータの並べ替え~

Excelの表を横の列ごとに並べ替えたい、という場合がありますよね。
できるんですよ♪
さっそく、その方法をご紹介します♪

1.光熱費の月ごとの表とグラフがあります。表を合計の多い月順に並べ替えたいと思います。
表の並べ替えしたい範囲を選択します(赤枠部分)
kounetuhi1.jpg

2.「データ」「並べ替え」を押します。
kounetuhi2.jpg

3.「オプション」-方向を「列単位」にして「OK」を押します。
kounetuhi3.jpg

4.「最優先されるキー」「合計」の列(列8)にして、「値」「降順」にして「OK」を押します。
kounetuhi4.jpg

5.「合計」の多い列順、
合計金額の多い月順に並べ替えられました。
kounetuhi5.jpg

列単位で並べ替えたいという場合、結構多いですよね。

ぜひ、ご活用ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございます。

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暑さにまけるな~~~!
と、、、自分に言い聞かせながら^^今朝も出勤してきました。
今日も猛暑ですね。。。

でも、日陰は意外と涼しいので、わたしは日陰を探しながら歩きます。
みなさん考えることは同じ。
ちょっと日陰が混みあってましたー^^;

今日外に出られる方は、水分補給と塩分補給をこまめにしてくださいね。

こちらのHPが参考になりますよ^^
和歌山市HP 熱中症の予防

★★★★★★★ノノノ
さて、Excelのお話。

エクセルで文書作成!第4回 Excelをフル活用!

Excelで出来ること!本当にたくさんあります。

そんなExcelのたくさんの機能の中から、
今回は、Excelで「文書作成」する方法をご紹介してきました。
いかがでしたか?

第4回(最終回)の今回は、Excelの機能をフル活用した方法をご紹介します。

通常、Wordで作成した文書だと、1つ作成し、印刷などをしたら「終わり」です。
でもExcelだと、それをデータとして蓄積、分析まで、さくっと出来てしまいます。

たとえば「請求書」
1.発行する請求書をシート名を「発行日」にして増やしていきます。※画像クリックで拡大
bunnsho1.jpg

2.ある程度シートがたまったり、上半期など切れ目のよいところで、
Excelの統合(集計)機能をつかって、すべてのシート(請求書)を一気に集計してみましょう。

統合したらこんな感じになります。
自動集計する「合計シート」をあらかじめ作成しておきましょう。
bunnsho2.jpg

・統合方法をご紹介します。
(1)統合するシート(請求合計シート)を開き、「データ」-「統合」を押します。
bunsho3.jpg

(2)「統合の設定」画面が開きます。
「集計の方法」「合計」にして、「統合元範囲」の赤枠部分を押します。
bunsho4.jpg

(3)統合したい(統合元データの)シートをひとつずつ選んで範囲(赤枠)をドラッグして選択します。
bunsho5.jpg

(4)Enter を押すと設定画面に戻れますので、そのまま続いて、次のシートを開いて
「追加」を押していきます。※範囲は同じなので指定しなおさなくてOKです。
「統合の基準」「上端行」「左端行」にチェックを入れ、最後に「OK」を押します。
bunsho7.jpg

(5)選択したシートのすべてのデータが集計されました。
bunsho6.jpg
表を整えたら完成!
bunnsho21.jpg

集計したシートだけを集めて、さらに統合すれば、
全部の請求書を拾い出す手間はいりませんよね。改めてデータ化する必要もなし♪


3.もちろん、日付、会社名、担当名、製品名、価格等も前回ご紹介した「VLOOKUP関数」や
「入力規則」をつかって自動で反映させることができます。

(1)図のようにVLOOKUP関数をつかって設定します。※図をクリックして拡大。
「顧客マスター」シートから必要なデータを持ってきます。
データを入れる際は、セルK3(お客様番号:名前定義)にお客様番号を入れるだけ。
bunsho8.jpg

4.「ハイパーリンク」の設定をすると便利!
(1)「顧客マスター」シートがすぐ開けるように、「ハイパーリンク」を設定します。
欄外(セルK2)に「顧客マスターへ」と入力して、「挿入」-「ハイパーリンク」を押します。
bunsho9.jpg
(2)リンク先の「このドキュメント内」をクリックし、
ドキュメント内の場所の「顧客マスター」を選択して「OK」を押します。
これで「顧客マスターへ」をクリックするとすぐに移動することができます。
bunsho10.jpg

移動した「顧客マスター」シート。ここにも戻るための「ハイパーリンク」もあると便利です。
bunsho15.jpg


5.「入力規則」で製品番号を リスト表示
bunsho11.jpg

(1)「データ」-「データの入力規則」を押します。
bunsho12.jpg

(2)「リスト」を選び、元の値を図の赤枠部分を押して、範囲選択します。
選択する範囲は・・・
bunsho13.jpg

(3)シート「製品マスター」の表の「商品番号」の部分を選択します。
bunsho14.jpg


もっともっとご紹介したい機能が満載なのですが・・・限りなく長くなりそうなのでこのへんまで・・・^^:

ちなみに、製品番号をリスト選択して数量を入れれば「商品名」「単価」「金額」「合計」が自動的に入るように設定ができます。くわしくは・・・
bunsho16.jpg

今回ご紹介した実際のファイルをダウンロードできますので、
ご覧になってみてください。

▼seikyusho_newcom.xlsx(38KByte)ダウンロード
seikyusho_newcom.xlsx


最後までお読みいただき、ありがとうございます。

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こんにちは!                      画像:Hoshino.com
ka_034.jpg
モカです。

暑い!!!のも今日まで。
明日は雨の予報です。

日射しが強いので顔がヒリヒリするこの頃。
日焼け止めでバッチリ カバーしているのですが、
お肌が弱いのかしら^^;

みなさんは大丈夫ですか?
すてきな滝の画像で、ちょっと涼しくなりましたか?

森に行きたいなぁ~~~^^


★★★★★★★ノノノ
さて、Excelのお話。

文書をエクセルで作ろう!第3回 契約更新案内書編♪

今回は、契約を更新するときの案内書をエクセルで作った場合をご紹介します。
随所でエクセルはパワーを発揮してくれています。

下図の様な「サポート契約更新のご案内」。※図をクリックで拡大します。
Excelの枠線を消してあるので、まるでWordのよう^^
sapo1.JPG

この文書の中で関数式が設定されているのが、赤枠のセルです。
一つ一つどんな関数式かご説明していきますね。※図をクリックで拡大します。
sapo2.JPG

(1)会社名のセルにセットされている関数式は
「 =VLOOKUP($K$3,お客様リスト,2,FALSE) 」 
案内書の隣にお客様リストがあって、セルK3に入力した番号に該当する「会社名」が自動的に表示されるようになっています。
sapo3.JPG

(2) (1)の会社名と同様に部署名、担当者名も図の様に、関数式を設定し、
セルK3に入った番号に応じて右のリストから参照、表示しています。
sapo5.JPG

(3)「営業担当」と文章中の「サポート期限(2012年7月末)」「更新するサポート期間」も関数で!

①「営業担当」
「 =VLOOKUP($K$3,お客様リスト,5,FALSE) 
※右表が「お客様リスト」名前を定義
右表の5列目(営業担当)を参照しています。K3に「1」と入力されたので「1」の顧客の左から5列目を参照しています。
sapo6.JPG

②「サポート期限(2012年7月末)」
a.「 =VLOOKUP($K$3,お客様リスト,6,FALSE) 
上図の右側の表、6列目を参照。K3に入力された番号に応じて該当するセルを参照しています。

b.さらに、表示形式を「7月末」と表示するよう設定し、文字の色を赤色に設定します。
「ホーム」-「書式」-「セルの書式設定」を開きます。
sapo7.JPG

c.「表示形式」-「ユーザ定義」で、種類ボックスに「 yyyy"年"m"月末" 」と入力して
OKを押します。フォントの色を赤色にします。
sapo8.JPG

③「更新するサポート期間」
a. サポート開始日は、右図の「新サポート期間(7列目)」を参照する次の関数式が入っています。「 =VLOOKUP($K$3,お客様リスト,7,FALSE) 」

b. サポート終了日は、サポート開始日から1年後の日付を求める次の関数式が入っています。
「 =DATE(YEAR(C26)+1,MONTH(C26),DAY(C26)-1) 

sapo9.JPG

と、いうかんじで、Excelを使うと、
契約更新の案内書のような文書も、関数でデータを参照しながら作成ができ、
早くて、正確な文書が作成できますよね。

ぜひ、ご活用ください。
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newcom_cafecs4.jpg
みなさん、こんにちは!
モカです。
お元気ですか?

梅雨らしい気候が続いていますね。。。
梅雨は植物にとっては一番楽しみな時期かな?
恵みの雨♪
画像:Hoshino.com
ha_147.jpg
そうそう、
この時期のわたしの頭、2倍くらいになっています^^;
くせっ毛なので広がります
背が低いので頭が歩いてるみたい トホ

でも大好きなあじさいが満開。
毎日HAPPYな気持ちにさせてくれて嬉しいです^^


★★★★★★★ノノノ
さて、Excelのお話。

文書をエクセルで作ろう!見積書編♪

さっそく、作り方をご紹介!
1.枠線を消します。前回を参考にしてくださいね。※画像をクリックすると拡大します。
seikyu1.JPG

2.ヘッダーに会社のロゴを入れましょう。
(1)「挿入」「ヘッダーとフッター」を押します。
seikyu2.JPG

(2)ヘッダーの位置を3か所から1つ選んでクリックします。ここでは右端を選びます。
seikyu3.JPG

(3)図(会社のロゴマーク)を挿入します。
「ヘッダー/フッターツール」(矢印部分(ヘッダー)にカーソルを置くと表示されます)
-「デザイン」-「図」をクリックします。
seikyu4.JPG

(4)図のサイズを変更します。
ヘッダーを選択した状態で「図の書式設定」を押します。
seikyu5.JPG

(5)倍率を変更して「OK」を押します。
※縦横比率を固定する、元のサイズを基準にするはオンに。
seikyu6.JPG

(6)会社のロゴが入りました!
さらに、「日付」はTODAY関数、
    「担当」はリスト(入力規則) 以前の記事を参考に→(145)(153)
    「御見積金額」は合計セルを参照、、、、とExcelならではの機能が結構使えます。
seikyu7.JPG

ほかにも、リスト(入力規則)機能をつかって、「会社名」「製品名」にも設定できますよね。

いかがでしたか?
Excelってかなり重宝しますよね。

ぜひ、お試しください。

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モカの画像
名前: モカ
職業: 事務(エクセルをかなり使いこなしている)
年齢: ひみつ
性格: のんびり、さっぱりしてる(忘れっぽい)
趣味: 山登り、EXCELで家計簿管理、読書、コーヒーの香りにうっとりすること
好きなことば: 必然・必要・ベスト!
好きな食べ物: チョコレートケーキ、五穀米
チャームポイント: 風になびく髪、ほんとは顔が小さい

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