2010年5月アーカイブ

こんにちは!
めまぐるしい天候の中ですが、体調管理に気を付けてください。

こちら埼玉は、空気がひんやりとしているものの、
きれいな青空が雲の間から覗いていますよ♪

さて、今回は、同じ数式でも値が異なってしまうというケースのご紹介!


平均を出すときに使う「AVERAGE関数」。
この関数をつかった同じ数式にもかかわらず、
答えが違ってしまう場合があるんです。

エクセルでは、下の図のように「空白」または「0(ゼロ)」によって、
平均値が違ってしまうんです。理由は、

「0」を一つの数値としてEXCELが認識するから なんです。
 
「0」か「空白」かで、値が異なる、ということです。

heikin1.JPG

 対処策は、、、
 
置換
「0」も数値として認識されてしまうので、「0」を反映させたくない場合、
「0」を「空白」に置換えします。
 
 
0(ゼロ)を表示する。
空白になっているようでも、ゼロ値が非表示になっていて、
0が入力さえていても表示されていない場合もあるので、注意が必要です。

「ツール」-「オプション」-「表示」タブで、「ゼロ値」にチェックを入れてみます。
EXCELシートに、0(ゼロ)が表示されたら消して、正しい平均が求められるのを確認します。

zeroheikin3.JPG














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連載でご紹介してきた「作ってみよう~PL実践編

※私の働いている、ここニューコムでは、
  「予算と実績の管理をEXCELでWeb化するソース公開型パッケージ」をリリース
  していますので、エクセルを使った予算実績管理のための何か良いシステムを
  お探しの方はぜひご覧ください。

実際に使用した予実管理のExcelブックをダウンロードしていただけるように
なりました!

このブックは弊社が実際に使用していたファイルです。

部門別に管理ができるようになっています。
ブックの構成は、次のようになっています。
tukuru6-4.JPG








また、実際のブックの使用を分かりやすく、図で表示しています。

【データ入力1】予算決定(予算入力シート)
tukuru6-1.JPG











【データ入力2】実績入力(実績入力シート)
tukuru6-2.JPG










【参照用シート】予実管理資料の配布
         (管理者用シート・経営者用シート)
tukuru6-3.JPG














下記の「作ってみよう」でそれぞれ実際に試しながら操作して、
ぜひ、ご活用ください。


ぜひ、ご活用ください。
質問、コメント、お待ちしております。
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会計管理表(予算実績管理表)を、実際の作る過程をご紹介しながら、

Excelの小技も合わせて、連載で ご紹介していきます。


※私の働いている、ここニューコムでは、
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  していますので、エクセルを使った予算実績管理のための何か良いシステムを
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<参照用シート>管理者用と②経営者のシートがあります。

②経営者用シート

数式を入れてあり、入力シートに数値が入ると、

自動的にデータが入り参照できるようになっています。

経営者の場合は、科目を細分化せず、財務全体を見やすくしたシート

作りをしています。

(経営者用の分析シート)

tukuru-5-3.JPG


部門1の4月予算の数値を表示します。

=予算入力!B4 」と入力します。

※=(イコール)を数式バーに入力してから「予算シート」のB4をクリックします。他の月にもドラッグしてコピーします。

tukuru4-1.JPG







・部門1の4月実績の数値を表示します。

「 =実績入力!B6 」 と入力します。

※=(イコール)を数式バーに入力してから「予算シート」のB4をクリックします。他の月にもドラッグしてコピーします。

tukuru4-2.JPG







・上記で入れた数値から達成率を求める数式を入力します。

「 =C4/C3 」 と入力して、他の月にも数式をコピーします。

tukuru4-3.JPG







このように「予算入力」シート、「実績入力」シートの数値を自動的に

参照して、達成率を求める表を作成することができました。

tukuru-5-3.JPG

「実績」の行だけ、色をつけてみやすくしてあります。


経営者向けの表の場合、細分化されたものより、

上表の例のように、人件費やその他販管費といった集計化されたもの

が要望されることが多いです。

このような時も、入力シートと参照シートを分けて設計しておくと、

一度の入力で色々な形の表に対応できて便利です。


Excelだと手軽にこのようなシートを作成できます。

ぜひ、ご活用ください。

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会計管理表(予算実績管理表)の実際に作る過程を

ご紹介しながら、

Excelの小技も合わせて、連載で ご紹介していきます。


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<参照用シートのご紹介>

管理者用 と ②経営者 のシートがあります。

それぞれ目的、視点が違うため、別シートで作成しています。

(管理者用シート)     (経営者用シート)

tukurub-11.JPG









①管理用シートの作成

入力シート(予算、実績)の数字が自動的に反映され、

予算、実績、達成率が、一度に把握できるようになっています。


半期、四半期、年間の合計が一目でわかるシートになっています。

Excelシートだと、柔軟に合計列(四半期、半期、年間)を追加表示でき、

手軽に分析しやすいシートを作成できるのがメリットです。


(管理者用の部門別シート)

tukuru-5-2.JPG

「部門1(管理者)」シートを開きます。
 セルB5に次のような数式を入力します。
   「=予算入力!B4」 
tukurub-3.JPG
※「」(イコール)を入力してそのまま
「予算入力」シートのセルB4をクリックし(下図)、「OK」を押します。








tukurub-2.JPGのサムネール画像


















・部門1(管理者)シートのB5の数式を下のセルにコピーします。
十字の状態でドラッグします。
tukurub-4.JPG
















・「オートフィルオプション」ボタンを押して「書式なしコピー」を押します。
tukurub-7.JPG
















・実績(隣りの列)も同様に今度は「実績入力シート」を参照する数式を入力し、下のセルまでコピーをします。
tukurub-8.JPG























・達成率の列に、次のような数式を入れ、下のセルにコピーします。
   「 IFORB5=0,B5="","",C5/B5 」

※この数式は、B列が空白のときエラーを表示しないため、
 IF関数を取り入れた数式(達成率が求められる)にしています。
tukurub-10.JPG






















・下図のように、四半期ごと、半期ごと、年間の合計列を表示しながら、
分析できるようなシートができました。
tukurub-12.JPG

(四半期合計)
4,5,6月(3カ月分)の合計を出しています。







(半期合計)
四半期ことの合計を足しています。










(年間合計)
半期ごとの合計を足す数式を入力しています。







管理者は、予算、実績、達成率など、数字を常に把握したいので、
その点を考慮して、ご紹介したような、参照(分析)シートを作成しました。

ぜひ、ご活用ください。
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会計管理表(予算実績管理表)を実際の作る過程をご紹介しながら、

Excelの小技も合わせて、連載で ご紹介していきたいと思います。

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<予算入力シート>

実績入力シート

会計ソフトから財務情報を出力した形にして、

経理が実績を入力しやすいフォームで作成しました。

部門別に入力するようになっており、ライン部門3つと管理部門1つ

からなっています。 ↓Clickで拡大しますよ。

tukuruj-9.JPG


①前回と同様に、シートを入力しやすく整えます。を押すと前回の説明に跳びます。

(1)数式が入ったセル(入力不要のセル)に色を付けます⇒
(2)各月の表へ跳ぶ設定をします(ハイパーリンク)⇒
※ここでは各月にも「TOPへ」を配置して、ホームポジション(A1)に戻るようにしています。

tukuruj-6.JPG


(3)科目、数式が消えないよう「保護」をかけます。

・Ctrl + G を押します。
「空白セル」にチェックを入れて「OK」を押します。
tukuruj-1.JPG

・「書式」-「セル」-「保護」タブを開きます。
「ロック」のチェックを外して、「OK」を押します。
tukuruj-2.JPG

・「ツール」-「保護」-「シートの保護」を押して、次に表示された画面でOKを押します。

tukuruj-4.JPG

・数式の入ったセル(黄色)、科目のセルを編集しようとすると、編集不可のメッセージがでて、編集できなくなりました。
tukuruj-5.JPG


経理担当になじみのあるフォームにしてあるので、
違和感なく、スムーズに入力ができます。

ぜひ、ご活用ください。


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  • ディービーシート・クライアントの紹介
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モカの画像
名前: モカ
職業: 事務(エクセルをかなり使いこなしている)
年齢: ひみつ
性格: のんびり、さっぱりしてる(忘れっぽい)
趣味: 山登り、EXCELで家計簿管理、読書、コーヒーの香りにうっとりすること
好きなことば: 必然・必要・ベスト!
好きな食べ物: チョコレートケーキ、五穀米
チャームポイント: 風になびく髪、ほんとは顔が小さい

このアーカイブについて

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