2010年3月アーカイブ


決まった文字(社員名、支店名etc)を入力する場合、
わざわざ何度も入力するのは面倒ですよね。

リストから選択するだけで、
簡単に入力できる方法があるんですよ♪

 

今日は、決まった文字同じ順番で入力する場合をご紹介します。


社員名を入力する場合
①「ツール」 - 「オプション」を押します。
rist1.JPG

②「ユーザ設定リスト」タブを開きます。
rist5.JPG

③「リストの項目」に、社員名を入力します。
表示する順番に上から、1人、入力するごとに Enter を押して入力していきます。つぎに 「追加」を押します。
rist6.JPG

 
④図のように、リストが追加されました。「OK」を押します。
rist8.JPG

⑤最初の一人目を入力し、フィルハンドル(字)をドラッグします。
 自動的に、社員名が順番(連続データ)で入力されました。
rist9.JPG


このように、よく使う「リスト」をあらかじめ登録しておくと、
最初の一つだけ入力してドラッグすることで、簡単に入力することが
できます。

【STEP UP!】

「インポート」を押して、あらかじめあるリストから
設定するリストを登録することもできます。
①「インポート」のとなりのボタンをクリックします。
rist12.JPG

②上図のオプションダイアログが小さくなります。
 リストを範囲選択して、Enterを押します。
rist15.JPG
③「インポート」を押します。
 「リストの項目」「ユーザ設定リスト」に追加されます。「OK」を押します。
rist16.JPG
設定するリストが多い時は、こちらの方法がおすすめです。


ぜひ、ご活用ください。

もうひとつの方法は、こちら(10)リストから選んで入力する~PART1

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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

売上表など合計を求める表などで、
Σ(オートSUM)を使えば、すばやく合計を入力することができますよね。

オートSUMを活用することで、合計以外にも いろんな値を、簡単に
入力することができますよ。

①表の合計(二か所)を一度に求めることができます。
数値の入った部分と合計値を入れる部分を範囲選択して、
オートSUMボタンを押します。
aoutsum5.JPG

②合計が二か所に、一度に入力できました。
aoutsum6.JPGのサムネール画像

③さらに、平均値も求めます。オートSUMボタンの▼を押して
表示された中から「平均」を押します。
aoutsum7.JPG

④平均値が入力されました。
aoutsum8.JPG
※後から列や行を挿入すると、反映されませんので、もう一度
操作(オートSUMボタンを押)しなおしてください。

STEP UP!
上で紹介した合計や平均以外にも、種類がありますよね。
一番下の「その他の機能」を押すと、
aoutsum9.JPG

「関数の挿入」ダイアログが表示されます。
求めたい方法がなかった場合は、関数から探すことができますよ。
aoutsum10.JPG


効率よく入力できるので、おすすめです。
 

ぜひ、お試しください。


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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

セルの値が、
ある数値を越えると、色(文字の色や背景色)つく ように
設定にしておくと、売上状況などがすぐに分かって便利ですよね。

今日は、簡単に設定できる方法をご紹介します。


①数値の入ったセルを選択します。
jouken1.JPG

②「書式」 - 「条件付き書式」を押します。
jouken2.jpg

③下図の①の部分に条件を入れます(セル値が10,000以上)。
  次に②の「書式」を押します。
jouken6.JPG
④ 条件を満たした場合に付ける「色」を設定します。
 任意の色を選んで「OK」を押します。(今回は水色を選びます)
jouken10.JPG
ここまでで、一つ目の条件(10,000以上で水色に塗りつぶす)
が設定できました。

⑤つぎに「追加」を押して、2つ目の条件を設定します。
jouken11.JPG

⑥ 条件を上の③、④の手順で設定します。「OK」を押します。
(2つ目の条件は、5,000以下でピンク色に塗りつぶす)
jouken12.JPG

⑦設定した条件によって、色が付きました。
jouken13.JPG

結果を分析がしやすくなって便利ですよね。


ぜひ、ご活用ください。


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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆



今開いているシートを表示させたまま、
同じブックの中にある(別)のシートも開いて比較したい(表示させたい)
という場合がありますよね。

同じブックでも、そのまま他のシートも並べて表示させることが
できるんです。


① 「ウィンドウ」 - 「新しいウィンドウを開く」を押します。
wodow1.JPG

②「ウィンドウ」 - 「整列」 - 「並べて表示」を押します。
wodow4.JPG
wodow5.JPG

③このように、シートを並べて表示することができました。
図のようにファイル名の後ろに「:1」「:2」のように表示されます。
wodow6.JPG

④シート見出しを押せば、別のシートを表示させることができます。
wodow8.JPG

データの比較をする際、それぞれ見たいシート両方を表示して
おけるので便利ですよね。


ぜひ、ご活用ください。

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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆


画面に表示されていないセルにすぐに跳びたい、

頻繁に見たい(確認したい)場所には、すばやく移動できると
便利ですよね。

その場合、名前定義を使った方法がおすすめです。
(名前の付け方はこちら⇒(19)「セルや範囲に名前を付ける」
をご覧ください)


① 納品書の消費税の欄には、以下のような数式が入っています。
 =SUM(F15:F19)*消費税
namej6.JPG

② この時点での消費税率は何%なのか 確認したい場合、
 図のように「名前ボックス」に「消費税」と入力し、Enterを押します。
namej10.JPG

③するとすぐに、別シートのセル(「消費税」という名前の)に跳びます。
namej9.JPG

このように、消費税率や価格表など、何度も確認したいものが
画面以外(別シート)にあっても、このようにすぐに移動して確認すること
ができます。


ひとくちメモ♪
名前定義って便利!

上の例のように、数式に「消費税」名前を使うので、
数式の意味もわかりやすくなるメリットがありますよね。

ぜひ、ご活用ください。


移動したいとき、他にも、ハイパーリンク 機能も便利ですよ。


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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

「セルや範囲に名前を付ける」

セルや範囲に「名前」を付けておくと、
途中で、行や列を挿入して、セルの位置がずれても、
自動的に反映されて、エラーになるのを防げます。


たとえば、価格表を参照する納品書の場合

①まず、価格表(名前を付けたい範囲)を選択します。
name5.JPG

②左上の「名前ボックス」「価格表」と入力します。
name10.JPG

  ※このとき、必ず確定(Enter)してくださいね。
 name7.JPG
 これで、名前の定義ができました。


ではここで、活用例を2つ ご紹介!

(1)納品書の品名を「価格表」から入れる場合
  ・ 数式は次のようになります。
  「=VLOOKUP(A15,価格表,2,FALSE)」 

  コード番号(A列)を入れると、価格表の品名が自動的に入ります。
                           ※図をクリックすると拡大します。
name16.JPG


(2)納品書の消費税を「J9」の利率で求めたい場合

 ・セル J9 に、「消費税」と名前をつけます。 
                         ※図をクリックすると拡大しますname18.JPG

 ・ 数式は次のようになります。
  「 =F31*消費税  
name19.JPG

消費税率が変更された場合、「消費税」という名前のセル(一か所)を
変更するだけで済みます。


ぜひ、お試しください。


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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

コード番号に対応した 社員名、品名などを
一覧表から検索(抽出)して入力したい場合がありますよね。

そんなときは、VLOOKUP関数が便利です。


図のような納品書のB15に、関数(VLOOKUP)をつかって、
右の表から品名を抽出します。
vlook5.JPG
 
① B15 を選択して、「関数の挿入」ボタンを押します。
vlook10.JPG

②関数の分類に 「検索 / 行列」,
    関数名に 「VLOOKUP」 を選んで、OKを押します。
vlook7.JPG

③関数の引数を入力し、OKを押します。
 
   ・検索値に「A15」
 ・範囲に「H2:I7」※ボックス内をクリックして表を範囲選択し、
              F4(絶対参照)を1回押します
  ⇒$H$2$ : $ I $7$」とします。
 ・列番号に「2」・・・表の左から2列目の意
 ・検索の型に「FALSE」
vlook8.JPG

④B15の関数を下の行にもコピーします。
 A列のコードを入れると自動的に品名が表示されました。
vlook9.JPG


コードを入力するだけで済むので、効率もよく、入力ミスも防げます。
 

ぜひ、お試しください。


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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

数字だけを入力する場合、
あらかじめ文字入力をしない設定にしておくと、

かな入力をオフに切り替える必要がありません。
数字のつもりが文字を入力してた、なんてことが無くなりますよ。


①数字のみ入力したい範囲を選択します。
hogo_1.JPG

②[データ] - [入力規則] - データの入力規則ダイアログが開きます。
 ここで、日本語入力を「オフ(英語モード)」を選び、「OK」を押します。
suuji3.JPGのサムネール画像

③B列(B3)にカーソルを置くと、かな入力モードになります。 
hogo_2.JPG

 C列(C3)を選ぶと、かな入力がオフになります。
hogo_3.JPG

このように自動的に、入力モードが切り替わります。



STEP UP!
さらに、数字を入力する際、このような設定もできます。
①「整数」のみで「1」以上の数字が入力できる。
suuji8.JPG

②1~10 の数字だけが入力できる。
suuji7.JPG

※数字以外や1~10以外の数字を入力しようとすると、下図のように、
 エラー画面がでて、入力できなくなります。
suuji10.JPG

④英数字のみ という場合は、日本語入力を [無効] にします。
suuji9.JPG

ぜひ、ご活用ください。


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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

展示会やイベントなどで集まった名刺。かなり量がありますよね。
顧客データを入力する際、データ量(件数)が多いと、
住所の入力は特に、時間がかかり大変です。


そんなとき!
簡単にすばやく入力できる便利な機能があるのでご紹介します。
「郵便番号変換ウィザード」です。


① まず、マイクロソフト のサイトから
 次の二つをダウンロード(インストール)します。

② ダウンロードしたアドイン(①)を有効にします。
 [ツール] - [アドイン]をクリックします。
 yuubin8.JPG

③ 「郵便番号変換ウィザード」にチェックを入れ「OK」します。
  これでアドイン(郵便番号変換ウィザード)が有効になりました。
 WS000022.JPG

④ ③で有効にしたアドインを起動します。
  [ツール] - [ウィザード] - [郵便番号変換]をクリックします。
yuubin9.JPG

⑤ 「郵便番号から住所を生成する」を選び「次へ」をクリックします。
yuubin3.JPG

⑥ 郵便番号の範囲と、住所を表示する範囲を指定し「次へ」を押します。
yuubin18.JPG

「コメントに出力する」を選んで「完了」を押します。
  (※変換不可の場合のメッセージをここで任意のものを選びます)
yuubin19.JPG
               
⑧  このように住所が自動的に入力されました。
   後は、番地以下のデータを入力するだけ!
yuubin12.JPG
※変換不可のデータの郵便番号には、3行目のように
     コメント(赤いマークにカーソルを当てると表示「変換できませんでした」)
    付きます。


STEP UP!

上の説明とは 反対に、住所から郵便番号を表示させることもできます。
住所録などで郵便番号が不明な場合に、とても重宝しますよ。

「住所から郵便番号を生成する」を選び「次へ」をクリックします。

yuubin4.JPG

 

② 上の⑥~⑦のように操作します。

yuubin14.JPG
            
yuubin15.JPG
このように、住所から郵便番号を割り出す(変換する)ことができました。


自動的に、住所または郵便番号が入力でき、
一から入力しなくて済むので、とても便利です。

ぜひ、ご活用ください。

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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆
こんにちは!
いかが お過ごしですか?
からっとしたお天気の埼玉からお届けしています。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
(15)文字を分ける~PART2(住所編)

別々のセルに分けて表示したい場合の簡単な方法をご紹介します。

前回は、間にスペースがある場合でしたが、
今日ご紹介する、区切るもの(スペース、カンマ)が無い場合でも
大丈夫!

 
住所を「都道府県」と「住所」に分けたいと思います。

 
①データを範囲選択して「データ」-「区切り位置」を押します。
kugiri22.JPG

「スペースによって右または左に揃えられた固定長フィールド
 のデータ」を選び、「次へ」を押します。
kugiri23.JPG

③区切りたい位置を、図のようにカーソルで指定して、
「完了」を押します。
kugiri24.JPG

④このように都道府県と住所が分かれました。
kugiri25.JPG
※同じ所で区切るのでここでは、神奈川県(3文字以上の県)は、
 後で修正が必要です。
「置換」を使って修正します→(12)文字(データ)を置き換える

ぜひ、ご活用ください。


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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆
 
同じセルの文字
たとえば、名前(姓と名)、住所(都道府県と住所)を、
別々のセルに分けて表示したい場合がありますよね。

一度の操作で、簡単にセルを分ける方法があるんです。

 
今回は、名前(姓と名)を、別々のセルに分けたいと思います。

 

名前のデータを範囲選択します。

 ちなみに、図の矢印の様に、分けた文字を後で表示させる列を挿入しておくと良いですよ。

 WS000042.JPG

「データ」 - 「区切り位置」を選択します。
kugiri9.JPG

「カンマやタブなどの区切り文字のよってフィールドに区切られた
 データ」 を選択して、「次へ」をクリックします。
kugiri3.JPG

「スペース」 を選択して、「次へ」を押します。
WS000041.JPG

表示先のセルC2をクリックして)設定し、「完了」を押します。
kugiri4.JPG

図のように姓と名が(スペースで区切られて)分けられました。
kugiri20.JPG

このように簡単に分けることができます!


さらに!次回(住所編)でご紹介しますが、
今回は、間にスペースがある場合で説明しましたが、
区切るもの(スペース、カンマ)が無い場合でも大丈夫!


ぜひ、ご活用ください。


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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

顧客データなどで、住所と番地、顧客名の姓と名など、
別々のセルのデータ一つのセルに表示させたい場合が
ありますよね。

今回は、簡単に結合できる方法をご紹介します。


住所1(市町村)と住所2(番地)を結合させたいと思います。

① 余白に数式 ( =D3&E3  を入力し、Enter を押します。and1.JPG

② ①の数式を下の行に、コピーします。and2.JPG

③ ②で表示したデータを選択して「コピー」-「貼りつけ(値)」
     押します。※必ずの貼り付けをしてくださいね。
and4.JPG

④ 結合したデータが、D列に表示されました。
and5.JPG

このように「=〇&〇」と入力するだけで、
簡単に一つのセルに結合して表示することができます。
 

ぜひ、ご活用ください。
 
 
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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

誤字があって文字を修正したい、
すべて一度に文字を置き換えたい、という場合がありますよね。

そんなとき、一度の操作で修正(置換え)できる方法があります。

①修正(置換え)したいデータの範囲を選択します。
 ここでは、「横須賀市」をすべて「横浜市」に、置き換えます。
tikan17.JPG

②[編集] - [置換]を押します。
tikan5.JPG


③「検索する文字列」に「横須賀市」 と入力します。
 「置換後の文字列」に「横浜市」と入力して、「すべて置換」を押します。
tikan6.JPG

④3件あった「横須賀市」が、すべて「横浜市」に置き換わりました。
tikan7.JPG


STEP UP!
表の中に点在する空白を消したい場合空白を入れたい場合にも
使えます。(上の①~②の操作説明は省いています)

空白を消したい場合
(1) 「検索する文字列」に、空白(スペース)を入れ、
    「すべて置換」を押します。
tikan20.JPG

(2) 都道府県と住所の間の空白がなくなりました。
tikan19.JPG
=========================================================
空白を入れたい場合
(1) 検索する文字列に「県」、置換後の文字列に「県 と 空白(スペース)」
    を入れ「すべて置換」を押します。(同じように「都」「府」も置き換えます)
tikan21.JPG

(2)都道府県と住所の間に、空白が入りました。
tikan22.JPG

このように、置き換えたいデータ、空白の削除、挿入などの操作が、
簡単に一度にできます。

ぜひ、ご活用ください。


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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆
 
Excel で頻繁にする操作は、
「ショートカットキー」を使うと、とても効率がUPしますよ。

次の7つは、かなりの方が、とてもよく使っている
ショートカットキーですよね。

Ctrl +  (保存) データが消える前にすばやく!
Ctrl +  (一つ前の操作に戻る) 間違えてもすぐ戻せる!
Ctrl +  (一つ後の操作に進む) 
Ctrl +  a   (表全体を選択する) (4)で紹介しました
Ctrl +  (切り取り)
Ctrl + c (コピー)
Ctrl +  (貼りつけ)
今日は、ほかにも便利なものをいくつか紹介します(それぞれ2回押すと元に戻りますよ)

①太字にします  [Ctrl + 2] or [Ctrl + B] 

②斜体にします  [Ctrl + 3] or [Ctrl + I ] 

③下線を付けます[Ctrl + 4]or[Ctrl +U ]

④取り消し線をつけます [Ctrl + 5 ] 
   
⑤今日の日付を入力します [Ctrl + ] 

⑥現在の時刻を入力します [Ctrl + ]


【番外編】これも便利!

①新しいブックを開く    [Ctrl + N]
 
②書式設定を開きます   [Ctrl + 
1]
 
③桁区切り付き数値 形式  [Ctrl + ! ]
 
④通貨 形式にします       [Ctrl + $ ]
 

いかがですか?
 
よくされる操作はありましたら、
ぜひ、お試しください。
 
 
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◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆◇◆

何度も同じ文字(数字)を入力する場合、
わざわざ入力するのは面倒な時が、ありますよね。

リストから選択するだけで、
簡単に入力できる方法があるんですよ♪


例えば「都道府県」を入力する場合
①入力したいセルにカーソルを置き、「 Alt 」+「 」を押します。
WS000015.JPG

②リストが表示されるので、選択して、「Enter」を押します。
rist.JPG

③選択した「愛知県」が入力されました。
rist4.JPG

このように、同じ列にあるデータならリストから選ぶだけで、
簡単に入力ができます。

ぜひ、ご活用ください。


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日付を入力する際、自動的に曜日も表示したい場合がありますよね。
今回は、日付の入っているセルに、曜日も表示させる方法をご紹介します。


① 曜日を表示したいセル(範囲)を、選択します。
aaa4.JPG

② [書式] - [セル] ー [セルの書式設定]ダイアログを開きます。
  「ユーザ定義」を選択し、「種類」に m"月"d"日"(aaa) と入力し、
  OKを押します。
aaa12.JPG
  
③ 下図のように、日付の横に、曜日も表示されました。
aaa2.JPG

このように、あらかじめ設定しておくと、「2/1」 のように
日付を入力するだけで、自動的に曜日も表示されます。


STEP UP!

曜日を別のセルに表示したい時は、、、


①まず、日付がB列にも表示されるように、数式「=A2」と入れて、
下の行にもコピーします。
aaa6.JPG

②ドラッグしてコピーした範囲を選択します。
 [書式] - [セル]を押します。
zero2.JPG

② [表示形式]タブの、[ユーザー定義]で、[種類]に (aaa) と入力します。
aaa13.JPG

③ 日付に対応した曜日が、表示されるようになりました。
aaa11.JPG

このように、日付と連動して、
別のセルに 曜日が自動的に表示されるようになりました。


ぜひ、お試しください。

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勝手にデータが消されないように、
「数式」「データ」の編集を、制限することができます。

「シートの保護」をすることで、簡単にできます。


①まず、最初に、シートを保護した後も、編集可能にする範囲を選択します。
sheethogo3.JPG


②[書式] - [セル] - [セルの書式設定] を開きます。
 「ロック」のチェックをはずして、OKを押します。
sheethogo4.JPG
これで、入力可能な範囲を設定できました。
それでは次にシート全体に保護をかけます。

③[ツール] - [保護] - [シートの保護] を開きます。
sheethogo5.JPG


④設定画面で、許可したい操作にチェックをいれて、[OK]を押します。
これで、シートに保護がかかりました。
sheethogo7.JPG

可能にした範囲以外は、保護がかかります。
それ以外の範囲を編集しようとすると、図のように拒否されます。
sheethogo201.JPGのサムネール画像

決まった入力(編集)以外を制限したいとき、簡単に設定できますので、
便利です。

ぜひ、お試しください。

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勝手に行や列を、挿入または削除されるのを防ぐには、
行、列の番号を非表示にすることで簡単に実現できます。


①まず、「ツール」 - 「オプション」を選択ます
gyouretsu1.JPG


②「行列番号」のチェックを はずします。
(ちなみに、枠線のチェックもはずすと、枠線を非表示にできますよ)。
gyouretsu3.JPGのサムネール画像

③このように、行列番号が表示されなくなりました。
gyouretsu5.JPGのサムネール画像


配布用のシートに、一部分だけ入力を許可したい、
フォームを変えられたくない、というときに、おすすめです。

ぜひ、お試しください。

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                                   次ページ
  
日付を入力するとき、たとえば、平日だけ自動的に入力したい、
という場合がありますよね。
  
そんな時は、「オートフィルオプション」という機能を使うと、
ドラッグしてワンクリックするだけ!
 
とても簡単に、土日以外の日付が入力できます。
 
  
①まず、日付をひとつ入力して、ドラックしてコピーします。 
 fil1.JPGのサムネール画像
 
②コピーしたとき右下に表示される「オートフィルオプション」
   これをクリックします。
  fil3.JPGのサムネール画像

③メニューが出てきます。メニューの中から、
  [連続データ(週日単位)] をクリックします。
 fil4.JPGのサムネール画像

④平日だけの日付が入りました。
   7日(土)と8日(日)は、表示されていませんね。 
 fil12.JPG
   
STEP UP!】 

「月単位」を選べば、1か月単位で同じ日付が入力でき、
「年単位」を選べば、1年単位で 同じ日付が、自動的に入力できます。
fil9.JPGのサムネール画像

日付を入力する際、 かなり効率UPしますよ。
ぜひ、お試しください。

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頻繁に開くシートに跳ぶように設定しておけば、シート数が増えた場合に
大幅に効率UP!設定もとても簡単です。


①まず、C2に「最新在庫表へ」と入力し、色を付けます。
hyper_2.JPG

② カーソルを C2 に置いて、[挿入] - [ハイパーリンク]をクリックします。
hyper_4.JPG


③[ハイパーリンクの挿入]ダイアログが開きますので、
 [同じドキュメント内] をクリックします。
hyper_6.JPGのサムネール画像
  

④表示したいシート[在庫管理表]を選び、「OK」 を押します。
hyper_7.JPGのサムネール画像

⑤ハイパーリンクが 挿入され、下線が付きました。クリックすると、
別シートの「最新在庫表」へ跳びます。
hyper_10.JPG

このように、探さずに、すぐに跳びたい場所へ移動できるので、
とても便利です。

ぜひ、ご活用ください。

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行や列が多い大きな表だと、表全体を選択するのに時間がかかり面倒
ですよね。

そんなときに、一度に表全体を選択できてしまう方法があります。

①まず、表のどこでもよいので、カーソルを置きます。
all1.JPG

②「Ctrl」キー と 「」 を同時に押します。
  (ノートPCは、Shift も一緒に押します)
all2.JPG

 このように、表全体を、一度に選択できます。

表のすべてのセルを選択しなくても、
一度の操作で選択できるので、とても便利!

ぜひ、ご活用ください。

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データの場所を入れ替えて、自動的に詰めて(シフト)くれる機能があります。

通常、みなさんがよく使われるのは、
「切り取り」 - 「貼りつけ」 後、「元の行(列)削除」 ですが、
今回ご紹介する方法だと、ワンタッチで、できます!


① まず、移動したいデータ(5行目)を選択して、
 カーソルを右クリックしたまま、2行目上まで持っていきます(ドラッグします)。
 pointカーソルは、図の右下のような矢印の状態で操作します。shift16.JPG

② 右クリックを離すと、図のようにメニューが出てきますので
  「下にシフトして移動」をクリックします。
   shift6.JPG

③ 3行目(横川さん)以降が下へ移動し、
  5行目にあったデータ(藤田さん)が3行目に移動しました。
  元の行(空白行)も残りません。
shift7.JPG


元のあった行(場所)を、自動的に詰めてくれるので、
データを消す心配もありませんよね。しかも、ワンタッチで済むので効率アップ!

ぜひ、お試しください。


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(2)数式をつくらなくても合計がわかる

「ちょっと合計が知りたい」
「平均値は、どれくらい?」

そんなとき!
わざわざ数式や関数を入力しなくても、
手軽に確認できる方法があるんです。

「範囲選択するだけ!」

たとえば、合計を知りたい、というときは、

①合計の知りたい範囲を選択します。
carc1.jpg
     
②下のステータスバーに、選択した範囲の合計が表示されます。
※ 前回求めた数値(平均、データの個数)が表示される場合もあります)
   carc2.jpg


STEP UP!】 
合計以外の数値(平均、データ件数etc)も分かります!

・[合計=96]の上で、右クリックすると、
 図のようにメニューがでます。
carc3.jpg
それぞれ クリックすると、値が表示されます。
※最後にクリックしたものがデフォルトになります。

・Excel2007の場合は、全部の数値が最初から
並んで表示されます。
colc7.JPGのサムネール画像

手軽で簡単!
ぜひ、ご活用ください。 

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(1)一行おきに色を付ける

表に、一行おきに色を付けると、とても見やすくなります。

しかも、編集をして、行を挿入、削除しても 崩れずに、
必ず一行おきに色がつく方法 をご紹介します。


今回は、次のような住所録の表に、一行おきの色を付けてみたいと思います。

①1行おきに色をつける部分(見出し以外)を、範囲選択します。
color1.JPG


②[書式] - [条件付き書式] を選択します。
color2.JPG

 ③条件付き書式の設定画面が、開きます。
(1)数式を設定します。[数式が]を選び、
   右の数式を入力します。    =MOD(ROW(),2)=1 
WS000014.JPGのサムネール画像
  
 (2)上の画面で [書式] を押して、パターンからを選び、[OK]。
color100.JPG

 このように、一行おきに 色がつきました。
color5.JPG

一行一行、色をつけなくてもワンタッチで設定でき、
後から編集しても、崩れません。

ぜひ、ご活用ください。

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モカの画像
名前: モカ
職業: 事務(エクセルをかなり使いこなしている)
年齢: ひみつ
性格: のんびり、さっぱりしてる(忘れっぽい)
趣味: 山登り、EXCELで家計簿管理、読書、コーヒーの香りにうっとりすること
好きなことば: 必然・必要・ベスト!
好きな食べ物: チョコレートケーキ、五穀米
チャームポイント: 風になびく髪、ほんとは顔が小さい

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